Top 5 informații utile care te vor ajuta să înțelegi mai bine semnătura digitală

Imaginează-ți că este dimineață și că în timp ce îți bei cafeaua rezolvi deja mare parte din tranzacțiile zilei folosind o aplicație de semnătură digitală. Contractele, acordurile, facturile, toate documentele care implică semnătura ta și care înainte trebuiau semnate și ștampilate și trimise prin curier, acum devin rezolvate printr-un singur click. Sau cât ai spune: ”Bună dimineața!”. Semnătura digitală este o cheie magică. Aceasta îți deschide ușa către un univers în care fiecare document semnat online devine la fel de autentic și sigur ca unul semnat pe hârtie. În acest articol, vei descoperi cinci informații esențiale despre semnătura digitală. Ele te vor ajuta să înțelegi mai bine acest concept revoluționar și să îl integrezi cu ușurință în viața ta profesională și personală.

Ce este semnătura digitală online

Mai întâi trebuie să aflăm ce este semnătura digitală și de ce este un pleonasm să îi spunem semnătură digitală online. În primul rând trebuie să știi că semnătura digitală nu este doar o simplă versiune electronică a semnăturii tale. Ea reprezintă un set de date criptografice unice, atașat unui document digital, ce verifică identitatea semnatarului și asigură integritatea documentului. Practic, semnătura digitală este echivalentul digital al unei amprente unice, garantând că documentul nu a fost alterat după ce a fost semnat. Prin urmare, semnătura digitală este un mecanism de securitate electronică ce funcționează prin criptografie pentru a asigura autenticitatea și integritatea documentelor digitale. Aceasta utilizează un algoritm de criptare pentru a crea această amprentă, similară unei semnături facsimil pe hârtie, dar mult mai sigură deoarece nu poate fi falsificată.

Așa cum spuneam, expresia „semnătură digitală online” poate fi considerată un pleonasm în anumite contexte, deoarece semnătura digitală este, prin definiție, un instrument utilizat în mediul digital. Adăugarea termenului „online” poate părea redundant, deoarece semnătura digitală presupune deja utilizarea unui mediu digital sau online pentru a fi aplicată. Totuși, în anumite situații, utilizarea termenului „online” ar putea fi folosită pentru a sublinia că procesul de semnare se desfășoară complet pe internet, de exemplu, printr-o platformă web de semnătură electronică, fără a necesita descărcarea de software suplimentar.

Acum, să descoperim care sunt cele 5 informații utile care nu numai că te vor ajuta să înțelegi mai bine semnătura digitală, ci te vor convinge de necesitatea acesteia în afacerea ta.

Nr.1: Semnătura digitală este reglementată prin lege

Da! Semnătura digitală este la fel de legală ca și cea olografă. În Europa, cadrul legislativ care reglementează semnăturile digitale este reprezentat de Regulamentul eIDAS (Regulamentul UE Nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă). Acest regulament asigură că semnăturile electronice au același efect juridic ca cele pe hârtie și sunt recunoscute între statele membre ale UE.

În România, semnăturile digitale sunt reglementate prin Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, care a fost armonizată cu prevederile eIDAS. Această lege a fost actualizată pentru a se alinia cu Regulamentul eIDAS și prin Legea 214 din 5 iulie 2024. Se stabilește cadrul legal pentru utilizarea semnăturilor electronice în toate tipurile de tranzacții, oferind astfel certitudinea recunoașterii și validității acestora în instanțele de judecată și în relațiile comerciale.

Nr.2: Semnătura digitală nu poate fi falsificată

O semnătură digitală nu poate fi falsificată datorită tehnologiei avansate de criptare pe care o utilizează. Securitatea semnăturii digitale se bazează pe algoritmi criptografici avansați. Acești algoritmi sunt atât de complecși încât ar fi nevoie de mii de ani pentru ca un computer să încerce să îi spargă. Conform unui studiu recent al Universității din Cambridge, probabilitatea de a falsifica o semnătură digitală este de 1 la 10^77 – adică 10 la puterea 77. Pentru a pune acest număr în perspectivă, trebuie să știi că numărul estimat de atomi din univers este de aproximativ 10^80 și că numărul de secunde care au trecut de la Big Bang este de aproximativ 10^17. Deci să falsifici o semnătură digital este practic imposibil!

Iată câteva detalii despre acest proces de criptare a semnăturii digitale:

  1. Criptografie asimetrică: Semnăturile digitale folosesc un sistem de criptografie asimetrică, care implică o pereche de chei – una publică și una privată. Cheia privată, cunoscută doar de semnatar, este utilizată pentru a genera semnătura digitală, iar cheia publică este folosită pentru verificarea acesteia. Fără acces la cheia privată, este practic imposibil să reproduci semnătura.
  2. Hash-uri criptografice: Atunci când se generează o semnătură digitală, documentul este trecut printr-un algoritm de hash, creând o „amprentă” unică de dimensiune fixă. Orice modificare a documentului, oricât de mică, va genera un hash complet diferit, semnalând că documentul a fost alterat.
  3. Caracter autentic și integritate: Semnătura digitală nu doar că validează identitatea semnatarului, dar asigură și că documentul nu a fost modificat după semnare. Acest aspect garantează integritatea și autenticitatea documentului.
  4. Certificate digitale: Utilizatorul trebuie să dețină un certificat digital emis de o autoritate de certificare de încredere. Aceste autorități urmează proceduri stricte de verificare a identității și securizează cheile private, sporind astfel securitatea întregului sistem.

Doar prin sistemele de criptare avansate și prin utilizarea certificatelor digitale, semnăturile digitale își mențin reziliența împotriva tentativelor de falsificare, asigurând astfel un nivel înalt de încredere în tranzacțiile electronice.

Nr.3: Semnătura digitală este mai ușor de obținut și mai ieftină decât ai crede

Deși conceptul de semnătură digitală poate părea inițial complex, realitatea este că procesul de obținere și utilizare a devenit mult mai accesibil și ușor de navigat pentru utilizatorul obișnuit. În trecut, obținerea unei semnături digitale putea părea complicată, dar acum procesul a fost streamlined. Mulți furnizori de servicii oferă ghiduri pas cu pas și asistență online.

Poți aplica pentru o semnătură digitală direct de pe dispozitivul tău, fără a fi nevoie să te deplasezi fizic la o agenție sau birou. Odată ce ai aplicat, poți obține semnătura digitală în câteva zile sau chiar ore, în funcție de furnizor. În majoritatea cazurilor, nu ai nevoie de echipamente speciale – poți utiliza semnătura digitală direct de pe computerul sau smartphone-ul tău.

Platforme precum eSemneaza.ro îți permit să obții și să utilizezi semnătura digitală cu ușurință. Acestea oferă de obicei suport tehnic dedicat pentru a te ajuta în cazul în care întâmpini dificultăți. Mai mult, costurile pentru semnăturile digitale au scăzut semnificativ în ultimii ani Au devenit accesibile atât pentru persoane fizice, cât și pentru companii mici.

Nr.4: Semnătura digitală se adaptează nevoilor tale

Există trei tipuri de semnătură digitală reglementate de regulamentul eIDAS. Această diversitate îți permite să alegi tipul care se potrivește cel mai bine nevoilor tale specifice, balansând între ușurința de utilizare și nivelul de securitate necesar.

Semnătura electronică simplă

Este cea mai basic formă de semnătură digitală. Poate fi o imagine scanată a semnăturii tale olografe sau chiar un nume tastat. Este cel mai ușor de implementat și folosit, dar oferă și cel mai scăzut nivel de securitate. Este utilă pentru documente interne sau cu risc scăzut, precum formulare de feedback, recepții de livrare, procese verbale, emailuri și informări. În general, nu este acceptată pentru documente oficiale sau în relația cu instituțiile statului.

Semnătura electronică avansată

Oferă un nivel mai ridicat de securitate și autentificare. Este legată în mod unic de semnatar și poate detecta orice modificări ulterioare ale documentului. Necesită o formă de verificare a identității, cum ar fi un cod PIN sau o parolă. Platforme precum eSemneaza.ro oferă acest tip de semnătură oferind siguranță printr-un un certificat digital. Este potrivită pentru majoritatea tranzacțiilor comerciale și contractelor, pentru acorduri de confidențialitate, documente financiare interne sau/și rapoarte și declarații fiscale. În relația cu instituțiile statului este acceptată la ANAF – pentru depunerea declarațiilor fiscale, la Inspectoratul Teritorial de Muncă – pentru anumite documente legate de angajați, la Casele de Asigurări de Sănătate – pentru diverse raportări și la instituții de învățământ pentru documente administrative.

Semnătura electronică calificată

Are cel mai înalt nivel de securitate și autentificare. Este echivalentă din punct de vedere legal cu o semnătură olografă în majoritatea țărilor. Și ea este bazată pe un certificat digital calificat emis de o autoritate de certificare acreditată. Însă în plu necesită o verificare strictă a identității, adesea implicând prezența fizică sau echivalentul digital. Este ideală pentru documente oficiale, acte notariale sau contracte de mare valoare, pentrru documente juridice, documente bancare importante, acte oficiale guvernamentale. Toate instituțiile statului acceptă acest tip de semnătură. Însă este important de menționat că legislația și practicile se pot schimba, iar anumite instituții pot avea cerințe specifice. Este întotdeauna recomandat să verifici cu instituția în cauză care tip de semnătură electronică este acceptat pentru documentul specific pe care dorești să-l depui.

Înțelegând aceste diferențe între tipurile de semnături digitale, poți lua decizii informate cu privire la tipul de semnătură digitală de care ai nevoie. Te asiguri și că că documentele tale sunt protejate corespunzător, în conformitate cu cerințele legale și de afaceri.

Nr.5: Semnătura digitală îți va reduce considerabil costurile

Adoptarea protocolului de semnătură digitală în cadrul companiei tale va avea un efect considerabil asupra costurilor. Unul cu adevărat pozitiv, care va aduce o mulțime de beneficii asupra întregii companii. Studiile arată că semnătura digitală este ca un magician al eficienței. Potrivit unui raport Forrester Research, companiile pot economisi în medie 55% per tranzacție. Asta înseamnă mai puțini bani cheltuiți pe hârtie, toner și alte consumabile de birou. Plus, gândiți-vă la tot spațiul de depozitare pe care îl economisiți! Adio, dulapuri înțesate de dosare prăfuite! Dar asta nu este tot! Zilele în care trebuia să alergi prin tot orașul pentru a obține o semnătură sunt de domeniul trecutului.

Un studiu DocuSign a arătat că timpul de finalizare a contractelor se reduce cu 80% folosind semnături electronice. Un timp prețios câștigat pentru a te concentra pe lucrurile cu adevărat importante ale afacerii. Plus că semnătura digitalăminimizează erorile umane și costurile asociate corectării acestora. Scade riscul de litigii datorită unei mai bune trasabilități și securități. Mai mult, conform raportului Adobe „2020 Digital Trends”, 72% dintre liderii de business au declarat că semnăturile electronice au îmbunătățit experiența clienților. Ce poate fi mai confortabil pentru un client când va putea semna documente importante în pijamale? Acesta este un avantaj spectaculos atât asupra retenției clienților, cât și în atragerea de noi clienți. Efecte care pot duce la creșterea cifrei de afaceri.

Semnătura digitală nu este doar o unealtă, ci o adevărată revoluție verde pentru afaceri și planetă. Este ca și cum ai avea un asistent super eficient, un contabil care economisește bani și un activist de mediu, toate într-un singur pachet digital!

Program semnătură digitală

Cu eSemneaza.ro, procesul de semnare digitală devine floare la ureche. Această platformă îți permite să semnezi documente în doar câțiva pași simpli, direct de pe telefonul mobil sau computer. Te bucuri de toate beneficiile semnăturii digitale: securitate sporită, rapiditate, costuri reduse și accesibilitate. Aplicația oferă un nivel înalt de criptare. Îți garantează că documentele tale sunt protejate împotriva oricărei tentative de acces neautorizat. În plus, economisești timp prețios, pe care îl poți dedica activităților care contează cu adevărat pentru tine.

Explorează această tehnologie revoluționară și descoperă cum eSemneaza.ro poate transforma modul în care gestionezi documentele și semnăturile tale. Intră în lumea semnăturii digitale și bucură-te de o experiență modernă, sigură și eficientă!

Articole similare