Adoptarea semnăturii digitale nu mai este un moft, ci o necesitate pentru companiile care vor să țină pasul cu tehnologia, legislația și eficiența operațională. Așadar, dacă reprezinți o companie în 2025 și nu folosești încă semnătura digitală, s-ar putea să fii cu un pas în urmă. Nu te panica! Tocmai de aceea am creat acest ghid: să-ți explicăm, cu calm și pe înțeles, cum funcționează semnătura digitală pentru persoană juridică, ce implică, cât costă și mai ales, cum te ajută să-ți ușurezi viața. Dar și de ce o soluție precum eSemneaza.ro te poate salva de timp pierdut și bătăi de cap.
Ce este semnătura digitală și de ce contează pentru persoanele juridice?
Este ca o semnătură obișnuită, dar în format electronic. Valabilă legal, sigură și imposibil de falsificat. Mai mult, semnătura digitală nu doar că dovedește că tu ai semnat un document, dar și că documentul nu a fost modificat ulterior. Pentru firme, ea devine esențială în relația cu clienți, furnizori și instituții publice. Pentru că semnătura digitală este un echivalent electronic al semnăturii olografe, dar cu un nivel superior de securitate. Pentru persoane juridice, aceasta permite autentificarea documentelor semnate digital în relația cu instituțiile publice, partenerii de afaceri și în procese interne.
Practic, persoanele juridice pot folosi pot folosi o semnătură electronică cu tehnologie avansată, precum eSemneaza.ro în relațiile comerciale (contracte, oferte, licitații) și în semnarea documentelor interne (procese-verbale, decizii, raportări). Este recomandat ca persoanele juridice să țină cont de anumite bune practici, în utilizarea acestei tehnologii. Mai precis, să acorde atenție reprezentării legale, deoarece semnătura digitală trebuie să aparțină unei persoane fizice care acționează în numele persoanei juridice. De asemenea, este recomandat ca documentele semnate digital să fie păstrate în format electronic securizat, pentru audit și conformitate. Și, nu în ultimul rând, să se acorde mare atenției politicii interne. Companiile ar trebui să adopte o politică clară privind utilizarea semnăturii digitale, delegările și accesul la certificate.
Ce spune legea: cadrul legal european și românesc
La nivel european, semnătura digitală este reglementată prin Regulamentul (UE) nr. 910/2014, cunoscut sub numele de Regulamentul eIDAS. Conform eIDAS, o semnătură electronică calificată are același efect juridic ca o semnătură scrisă de mână, indiferent de statul membru în care este utilizată. Regulamentul eIDAS stabilește condițiile pentru:
recunoașterea transfrontalieră a semnăturilor electronice în Uniunea Europeană;
definirea clară a semnăturilor electronice calificate;
obligațiile furnizorilor de servicii de încredere (Trusted Service Providers – TSP).
În România, legislația care reglementează semnătura electronică este dată de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, modificată și completată ulterior. Această lege definește semnătura electronică și semnătura electronică extinsă (corespondentul semnăturii avansate sau calificate în dreptul european) și stabilește condițiile de recunoaștere legală. Legea se aplică și persoanelor juridice, fără discriminare între acestea și persoanele fizice. Mai este și Ordonanța de Urgență nr. 38/2020 privind utilizarea documentelor în format electronic în relația cu autoritățile publice, cât și nou emisa LEGE nr. 214 din 5 iulie 2024, privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea.
Semnătură digitală pentru persoană juridică la eSemneaza.ro
eSemneaza.ro este o platformă digitală care oferă servicii de semnătură electronică cu tehnologie de semnătură avansată, acreditată la nivelul Uniunii Europene. Prin intermediul eSemneaza.ro, beneficiezi de o soluție conformă cu legislația europeană, care simplifică și digitalizează procesul de semnare a documentelor, păstrând standarde înalte de securitate și încredere. Semnarea documentelor prin eSemneaza.ro se realizează folosind o semnătură electronică standard, îmbunătățită cu elemente suplimentare de încredere și securitate, inclusiv aplicarea standardului PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) pentru conformitate și protecție sporită.
- Oferte, Cereri, Adeziuni, Formulare
- Contracte, Acte adiționale
- Documente ce țin de resurse umane
- Facturi, Acorduri, Acte de notificare
- Acorduri de confidențialitate (NDA)
- Decizii AGA, Declarații
- Documente contabile
- Scrisori de sprijin
- Petiții, Proceduri
- Fluxuri tehnologice
- Analize de laborator
- Orice alt document care nu necesită explicit o semnătura electronică calificată
Costuri implicate
Prețurile variază în funcție de tipul semnăturii și furnizor. În general:
Semnătura electronică calificată: între 30 și 70 euro/an
Semnarea digitală cu tehnologie de semnătură electronică avansată (prin aplicații ca esemneaza.ro): poate fi mai flexibilă și mult mai accesibilă.
Comparativ cu timpii și costurile documentelor fizice, ROI-ul este evident. Conform unui raport DocuSign, companiile care folosesc semnătura digitală economisesc până la 80% din timpul de aprobare și 50% din costurile administrative. De exemplu la un flux de numai 100 de documente semnate lunar, prin semnarea tradițională, folosind hârtie, imprimantă, curieri, resurse umane ai un cost aproximativ de 43.200 lei/ an și îți ocupă 900 de ore pe an. Însă, folosind semnare online cu eSemneaza.ro ai costuri anuale pentru semnare (per utilizator) de 299 lei / an și timpul pentru semnarea celor 100 de documente se reduce la 60 de ore/an.
De ce să folosești aplicația cu tehnologie de semnătură electronică avansată eSemneaza.ro
Răspunsul la această întrebare deja l-ai primit mai sus, prin economisirea clară de bani și timp. Dar, dacă cifrele nu te-au convins, iată ce alte beneficii ale eSemneaza.ro să iei în considerare:
Ușurință în utilizare: interfață intuitivă, semnare de oriunde, oricând
Legalitate: semnături conforme cu eIDAS și legislația română
Securitate ridicată: criptare end-to-end, arhivare sigură
Istoric complet al semnărilor, ideal pentru audit
Și aceste statistici te vor convinge:
Potrivit Comisiei Europene, peste 50% dintre IMM-urile europene folosesc deja forme de semnături digitale.
În România, piața a crescut cu peste 300% în perioada 2020–2023, accelerată de digitalizare și pandemie (sursa: ANCOM).
Utilizarea semnăturii electronice reduce timpul de semnare cu până la 80% și crește rata de semnare a contractelor cu frecvență de până la 70% (sursa: Forrester Research).
Semnătura digitală pentru persoană juridică nu mai este un „nice-to-have”, ci un standard esențial pentru companiile care vor să digitalizeze rapid și sigur. Cu un cadru legal solid, opțiuni flexibile de costuri și instrumente moderne precum esemneaza.ro, orice firmă poate semna legal, de la distanță și în siguranță. Viitorul este deja aici, iar semnătura digitală este cheia pentru o companie eficientă, competitivă și sustenabilă.
