Într-o dimineață obișnuită, Ana, o antreprenoare din Cluj, s-a așezat la birou cu o ceașcă de cafea fierbinte. Tocmai încheiase o lună excelentă pentru afacerea ei de produse handmade și trebuia să trimită facturile către clienți. A deschis laptopul și și-a amintit de momentele în care tipărea facturile, le semna de mână și le scana înainte de a le trimite prin e-mail. Ce bine că acum totul este istorie! Într-o lume în care digitalizarea este deja un standard, se caută soluții eficiente pentru optimizarea activităților. Iar factura digitală a devenit și în România de câțiva ani una dintre aceste soluții moderne, menită să simplifice procesul de facturare și să elimine nevoia documentelor pe hârtie. Dar ce este mai exact factura digitală și cum te poate ajuta semnătura electronică să o validezi? În acest articol, vom explora aceste aspecte, inclusiv cadrul legislativ din România și beneficiile unei soluții de semnătură electronică precum www.esemneaza.ro.
Ce este factura digitală?
O factură digitală este un document electronic emis și transmis în format digital, având aceeași valoare legală ca o factură pe hârtie, atât timp cât respectă reglementările în vigoare. Aceasta conține informațiile esențiale despre tranzacție: datele vânzătorului și cumpărătorului, bunurile sau serviciile furnizate, suma de plată și termenii de plată.
Utilizarea facturii digitale aduce numeroase avantaje:
- Reducerea costurilor și a timpului – Se elimină cheltuielile cu hârtia, imprimarea și livrarea facturilor. Potrivit unui studiu al Comisiei Europene, digitalizarea proceselor financiare reduce cu până la 80% timpul și costurile asociate facturilor tradiționale.
- Siguranță crescută – Documentele digitale sunt mai puțin susceptibile la pierdere sau deteriorare.
- Protecția mediului – Se contribuie la reducerea consumului de hârtie și la diminuarea impactului ecologic.
Cadrul legislativ privind factura digitală în România
În România, utilizarea facturii digitale și a semnăturii electronice este reglementată de mai multe acte normative, printre care:
- Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal – Permite utilizarea facturilor electronice, atâta timp cât sunt garantate autenticitatea originii și integritatea conținutului.
- Regulamentul eIDAS (Regulamentul UE 910/2014) – Recunoaște semnătura electronică calificată ca având aceeași valoare juridică ca semnătura olografă.
- Ordonanța de Urgență nr. 120/2021 – Reglementează Sistemul Național privind Factura Electronică (RO e-Factura), menit să eficientizeze procesul de facturare pentru entitățile publice și private.
Pentru a emite facturi digitale conform legislației din România, trebuie să urmezi câțiva pași esențiali. În primul rând, trebuie să utilizezi un software de facturare electronică care respectă cerințele privind formatul standardizat al facturilor (de exemplu, XML). Apoi, factura trebuie semnată electronic cu o semnătură calificată, garantând astfel autenticitatea și integritatea documentului. Apoi trebuie să transmiți documentele prin sistemul RO e-Factura, conform Ordonanței de Urgență nr. 120/2021. În plus, este necesar să păstrezi facturile digitale pentru o perioadă de cel puțin 10 ani, conform reglementărilor fiscale în vigoare.
Semnătura electronică: cum îți validezi factura digitală?
Când Ana a aflat că poate elimina hârtia din procesul de facturare, s-a întrebat și: „Cum demonstrez că o factură digitală este autentică fără o semnătură olografă?”. Pentru că este greu să de dezveți de obiceiul de a garanta autenticitatea unui document fără semnătură olografă. Iată că aici intervine semnătura electronică – echivalentul digital al semnăturii clasice, care garantează autenticitatea, integritatea și valabilitatea legală a facturii tale digitale.
Cum să folosești platforma eSemneaza.ro pentru semnarea facturilor digitale
Dacă ai nevoie de o soluție rapidă și sigură pentru semnarea electronică a facturilor digitale, www.eSemneaza.ro este o alegere excelentă. Platforma oferă posibilitatea de a aplica semnături electronice calificate, recunoscute legal în România și Uniunea Europeană. Este ușor de utilizat, cu o interfață intuitivă, accesibilă pentru orice utilizator. Respectă toate reglementările eIDAS și legislația națională în vigoare privind semnăturile electronice. Mai mult, asigură o securitate ridicată a documentelor, prin tehnologii avansate de criptare.
Prin urmare, factura digitală, însoțită de semnătura electronică, devin împreună soluția modernă care îți permite să eficientizezi procesul de facturare, reducând costurile și timpul necesar gestionării documentelor. Cu ajutorul semnăturii electronice, poți asigura autenticitatea și legalitatea facturilor emise, având garanția că documentele sunt protejate și conforme cu legislația în vigoare. Pentru o semnare electronică rapidă și sigură a facturilor digitale, platforma www.esemneaza.ro reprezintă o opțiune legitimă și de încredere. Aceasta îți permite să aplici semnături electronice calificate, recunoscute oficial, asigurându-te că toate documentele tale respectă normele legale și sunt acceptate de autorități.
Așa că, tu ce mai aștepți? Fii Ana: fă pasul spre digitalizare și bucură-te de beneficiile unei afaceri fără hârtie!
