Întrebări frecvente despre eSemneaza.ro

Semnarea electronică este o modalitate 100% conformă cu legea de a semna documente în format digital (ex. PDF) prin intermediul aplicației eSemneaza.ro. Concret, semnatarii pot semna documentele online prin simpla desenare a semnăturii cu mouse-ul sau de pe telefon, prin încărcarea unei imagini sau chiar prin scrierea numelui de la tastatură — aceasta reprezentând o semnătură electronică simplă, cu efect juridic conform Legii 214/2024 și Regulamentului eIDAS. În plus față de aplicarea unei semnături, eSemneaza.ro permite și completarea diferitelor informații care se găsesc în mod obișnuit pe documente (nume, adresă, dată etc.). Este o metodă folosită cu succes de companii și antreprenori, în intern sau în relațiile cu partenerii, încă din 2016. Pentru a trimite documente spre semnare sau pentru a semna nu este nevoie decât de acces la internet și de o adresă de e-mail sau un număr de telefon mobil.

În limbajul curent, „semnătură electronică” și „semnătură digitală” sunt adesea folosite ca sinonime. Termenul juridic corect, folosit în legislația europeană (eIDAS) și românească (Legea 214/2024), este „semnătură electronică”, care există în trei forme: simplă, avansată și calificată. „Semnătura digitală” se referă de obicei la tehnologia criptografică (certificate, PKI) care securizează semnătura. eSemneaza.ro aplică semnături electronice simple și avansate, sigilate cu tehnologie PAdES bazată pe PKI.

Semnăturile aplicate prin eSemneaza.ro pot fi de două tipuri: semnătură electronică simplă, cu forță probatorie ridicată datorită elementelor suplimentare de siguranță (jurnal de audit electronic și sigilarea PAdES a documentului cu certificat AATL), și semnare electronică avansată cu dublă autentificare, în care semnatarul este autentificat suplimentar prin adresa de email și un cod unic (OTP) primit prin SMS sau WhatsApp, disponibilă pe planul Pro. Tipul de semnare se selectează în momentul trimiterii documentului spre semnare. eSemneaza.ro nu emite semnătură electronică calificată.

Da. Regulamentul european eIDAS (art. 25) spune clar că unei semnături electronice nu i se pot refuza efectele juridice și admisibilitatea ca probă în instanță doar pentru că este în format electronic sau pentru că nu este calificată. Legea nr. 214/2024 confirmă: toate tipurile de semnătură electronică produc efecte juridice și pot fi folosite ca probă în instanță. Diferă forța probatorie, adică cât de ușor dovedești, în caz de litigiu, cine a semnat și ce anume.

Semnătura simplă și cea avansată produc aceleași efecte ca semnătura olografă, printre altele, atunci când documentul este recunoscut de cel căruia îi este opus. Recunoașterea poate rezulta și din executarea neechivocă, în tot sau în parte, a obligațiilor din document (art. 4 alin. (5) lit. b și alin. (9) lit. b), sau atunci când părțile au convenit expres acest lucru. Pe scurt: dacă partea care a semnat a început să execute contractul, de exemplu a plătit, a livrat sau a prestat serviciul, legea consideră că a recunoscut documentul.

În relațiile în care una dintre părți este profesionist, actul poate fi dovedit prin orice tip de semnătură electronică (art. 4 alin. (10)), iar în orice situație un document semnat electronic poate fi considerat cel puțin început de dovadă scrisă (art. 5 alin. (4)).

Pentru forța probatorie, eSemneaza.ro asigură trasabilitate completă: fiecare document este sigilat cu un certificat recunoscut de Adobe (AATL), iar jurnalul de audit înregistrează deschiderea, adresa IP, dispozitivul, consimțământul și fiecare semnătură, împreună cu amprenta SHA-256 a documentului. Pe planul Pro, semnarea avansată adaugă confirmarea identității prin cod OTP primit prin SMS sau WhatsApp.

Practic, orice document pentru care legea nu cere formă autentică sau, expres, semnătură electronică calificată: contracte, acte adiționale, acorduri, acorduri de confidențialitate (NDA), oferte, facturi, cereri, documente HR, documente SSM, documente contabile, decizii AGA, declarații, proceduri, formulare și adeziuni.

Ce nu semnezi cu eSemneaza.ro: actele pentru care legea cere formă autentică, la notar, cum este vânzarea unui imobil (art. 4 alin. (11) din Legea nr. 214/2024), și documentele pentru care legea sau instituția căreia i le depui cere expres semnătură electronică calificată, cum sunt multe depuneri la Registrul Comerțului sau în SPV ANAF.

Nu. Pentru a semna documente cu eSemneaza.ro, semnatarii nu au nevoie de token sau de alte forme de certificat digital. Este necesar doar accesul la internet și o adresă de email sau un număr de telefon mobil, la care semnatarul să primească linkul securizat către documentul de semnat.

Da. Semnătura electronică fără token, simplă sau avansată, este prevăzută de Regulamentul eIDAS și de Legea nr. 214/2024, produce efecte juridice și poate fi folosită ca probă în instanță. Este potrivită pentru majoritatea documentelor din relațiile private ale firmei; excepție fac actele care cer formă autentică sau, expres, semnătură electronică calificată.

Pentru platformele electronice ale statului — SPV ANAF, e-Factura, ONRC, SEAP — este, în general, necesară o semnătură electronică calificată. eSemneaza.ro oferă semnătură electronică simplă și semnare electronică avansată cu dublă autentificare, recomandate pentru documentele din sectorul privat: contracte, acorduri, documente HR, oferte. Pentru depunerea declarațiilor fiscale sau accesul în SPV vei avea nevoie de o semnătură calificată separată. Pentru orice document în relația cu o instituție publică, verifică în prealabil ce tip de semnătură acceptă.

În general, nu. Pentru documentele depuse online la Registrul Comerțului, ONRC verifică semnătura electronică calificată a administratorilor sau a asociaților, pe care o emite doar un prestator calificat de servicii de încredere. Pentru aceste depuneri folosește certificatul tău calificat. eSemneaza.ro rămâne soluția potrivită pentru documentele din relațiile private ale firmei: contracte, oferte, acte adiționale, documente HR.

Încarci documentul PDF în eSemneaza.ro, îți desenezi, scrii sau încarci semnătura, o plasezi acolo unde trebuie pe document și apeși „Trimite”. Totul durează sub un minut, direct din browser, fără să instalezi nimic. Poți semna singur sau trimite documentul către alți semnatari, care primesc un link securizat pe email sau SMS.

Da. eSemneaza.ro este un sistem electronic de semnare la distanță — tu și ceilalți semnatari puteți semna de oriunde, de pe orice dispozitiv, fără să vă aflați în același loc. Fiecare semnatar primește un link securizat pe email sau SMS și semnează documentul în câteva minute, direct din browser.

Semnatarii nu au nevoie să-și creeze cont pentru a semna documente — primesc un link pe email sau prin SMS care îi duce direct la pagina unde pot semna. Însă dacă vrei să trimiți tu documente la semnat, va trebui să-ți creezi un cont gratuit.

Pe planul Personal încarci documente PDF de până la 2 MB. Pe planurile Business și Pro poți încărca și documente Word sau Excel (până la 5 MB, respectiv 15 MB), pe care eSemneaza.ro le transformă automat în PDF. Încarci fișierul din calculator sau direct din Google Drive, iar pe Business poți îmbina până la 3 documente într-unul singur. Pe planul Pro poți trimite un plic de până la 10 documente: mai multe documente separate într-o singură cerere. Imaginile (JPG, PNG) nu se încarcă direct ca document: salvează-le mai întâi ca PDF.

Da. Activează opțiunea „Semnez și eu” când creezi cererea: ești adăugat în lista de semnatari și semnezi direct în aplicație, după trimitere.

După semnare, semnatarul primește pe e-mail sau prin SMS un link de unde descarcă documentul semnat și sigilat. Tu, ca expeditor, găsești documentul și certificatul de audit în secțiunea Documente trimise.

Depinde de modul de trimitere: 30 de zile pentru linkul trimis pe e-mail, 14 zile pentru linkul trimis prin SMS și 14 zile pentru linkul copiat manual.

Da. Pe planurile Business și Pro, din „Documente trimise” retrimiți notificarea către semnatarii care nu au semnat încă, cu un singur clic.

Oricine poate folosi eSemneaza.ro — fie persoană fizică, organizație nonprofit, companie mică sau companie mare cu fluxuri de semnare complexe și nevoi ridicate de securitate și încredere.

Sigilarea cu AATL (Adobe Approved Trust List) reprezintă aplicarea unui sigiliu electronic pe documente în format PDF folosind un certificat emis de o autoritate de certificare de încredere, recunoscută oficial de Adobe. AATL este o listă gestionată de Adobe și inclusă implicit în Adobe Acrobat și Adobe Reader, care conține autoritățile de certificare validate la nivel internațional. Astfel, atunci când un document este sigilat prin eSemneaza.ro cu un astfel de certificat, semnătura este afișată automat ca validă și de încredere în aplicațiile Adobe, fără ca destinatarul să fie nevoit să configureze manual încrederea în certificat. Acest tip de sigilare garantează autenticitatea documentului (confirmă emitentul), integritatea acestuia (orice modificare ulterioară invalidează sigiliul) și recunoașterea largă a documentului de către instituții și parteneri din întreaga lume.

Certificatul de audit rezumă cine a semnat, ce document și când, pe baza evenimentelor înregistrate de platformă: deschiderea documentului, adresa IP, dispozitivul, acceptarea consimțământului, fiecare semnătură aplicată și amprenta SHA-256 a documentului. Îl descarci din Documente trimise: deschizi meniul Detalii (cele trei puncte) al cererii și apeși „Descarcă” în dreptul rubricii Certificat.

Deschide PDF-ul semnat în Adobe Acrobat sau Adobe Reader. Deasupra documentului apare mesajul că documentul este semnat și că semnăturile sunt valide, iar în panoul Semnături vezi certificatul folosit la sigilare. Dacă documentul ar fi modificat după semnare, Adobe ar semnala semnătura ca invalidă.

Documentele semnate prin eSemneaza.ro sunt încărcate și stocate în cloud-ul Google, în centre de date din UE (Frankfurt, cu replicare în Amsterdam), cu criptare AES-256 și configurări de securitate de cel mai înalt nivel — aceleași servicii cloud folosite cu încredere de companii internaționale renumite. În plus, avem implementat un sistem de management certificat pentru securitatea informațiilor, securitatea cibernetică și protecția datelor: ISO/IEC 27001:2022.

Semnăturile sunt aplicate pe documentele PDF folosind standardul PAdES, care folosește tehnologia PKI (Public Key Infrastructure) — o tehnologie modernă care conferă cel mai înalt standard tehnic și de securitate în domeniul semnăturilor digitale. Folosind certificatul digital al eSemneaza.ro (INNOVORIS LABS IT S.R.L.), se garantează atât autenticitatea semnării, cât și integritatea documentului: orice modificare ulterioară semnării devine detectabilă. De asemenea, stocăm o serie de metadate electronice — cum ar fi adresele IP ale semnatarilor — pentru a asigura un istoric cât mai detaliat al procesului de semnare.

Confidențialitatea și securitatea documentelor semnate prin eSemneaza.ro sunt esențiale pentru noi. Documentele sunt accesibile doar ție și semnatarilor desemnați, iar fiecare semnatar vede și completează doar câmpurile atribuite lui. Pe planul Pro, un cod unic primit prin SMS sau WhatsApp confirmă identitatea semnatarului înainte ca documentul să se deschidă. Documentele sunt criptate (AES-256) și stocate în centre de date din UE, iar datele sunt prelucrate conform GDPR. Detalii în Termeni și politici.

eSemneaza.ro are un plan Personal gratuit pe perioadă nelimitată, cu 5 documente pe lună, recomandat pentru utilizare ocazională. Planurile plătite costă 25 RON/utilizator/lună (Business) și 50 RON/utilizator/lună (Pro), fără TVA, ambele cu documente nelimitate și 20% reducere la plata anuală. Planurile plătite includ și 14 zile de probă gratuită. Vezi toate detaliile pe pagina Prețuri.

Pentru achiziția unui abonament, plata se efectuează de regulă online, direct în aplicație, cu un card bancar. Pentru abonamentele anuale este disponibilă și opțiunea de plată prin factură, offline — pentru acest tip de plată, te rugăm să ne contactezi.

În comparație cu furnizorii de semnături electronice calificate pe bază de token, eSemneaza.ro vine cu o abordare simplificată (fără token), accesibilă oricui, ideală în relațiile dintre companii și/sau persoane fizice, care optimizează timpul și resursele păstrând în același timp un grad ridicat de securitate și încredere. Față de alte aplicații de semnare online fără token, din România sau internaționale, oferim cel mai bun mix de funcționalitate, securitate și încredere raportat la cost — ideal pentru majoritatea firmelor din România.

Fiecare document semnat online înseamnă o pagină mai puțin tipărită, un drum la curier evitat și mai puțină hârtie irosită. Potrivit calculului nostru, documentele semnate prin eSemneaza.ro salvează peste 20 de copaci în fiecare lună.

Pentru informații despre funcționalitățile aplicației și răspunsuri la cele mai frecvente întrebări de utilizare, consultă pagina Ghid utilizator.

Documentația completă a API-ului eSemneaza.ro este disponibilă aici, iar mai multe detalii găsești în secțiunea dedicată API-ului de semnătură electronică.