Un contract de prestări servicii bine pus la punct și personalizat pe nevoile și serviciile firmei tale este coloana vertebrală a unei afaceri. Din păcate, foarte mulți antreprenori aleg să folosească modele standard de contracte de prestări servicii preluate din căutările online. Acestea nu acoperă toate detaliile specifice activității în cauză, considerându-l doar o simplă formalitate, care trebuie bifată. Însă, contractul de prestări servicii este important. Dacă este redactat bine, reglementează cu exactitate și fără drept de apel, relația dintre Prestator și Beneficiar, susținând astfel o bună derulare a serviciilor și plăților.
Să detaliem, astfel, ce trebuie să cunoști pentru a te asigura, pe de o parte, că ai un contract de prestări servicii fără cusur, care să îți ajute afacerea, dar și ce să urmărești atunci când primești spre semnare un contract de prestări servicii și tu ești beneficiarul acestuia.
Ce este un contract de prestări servicii? Nu doar un simplu document
Așa cum specificam mai sus, considerăm eronat că un contract de prestări servicii este doar o formalitate, un acord banal care se încheie între două părți. Practic, o parte, prestatorul (care poate fi o societate, persoană juridică, persoana fizică autorizată, asociație, persoană fizica), este cel care se obligă să ofere un anumit tip de servicii celeilalte părți, beneficiarului (care poate fi o persoană fizică, persoană juridică sau persoană fizică autorizată), în schimbul unei remunerații.
Un astfel de contract, deși nu este reglementat în mod special din punct de vedere al legii, are aceleași reguli ca un contract bilateral cu titlu oneros, fiind diferențiat doar de tipul de serviciu ce urmează a fi prestat. Este foarte important ca în cadrul unui contract de prestări servicii părțile implicate să stabilească și să specifice clar natura, calitatea și cantitatea serviciilor ce vor fi prestate, precum și termenii și condițiile în care acestea vor fi livrate.
Un contract de prestări servicii este necesar în foarte multe domenii, începând cu industria IT și continuând cu sectoare precum cel financiar, de construcții, medical, web design, marketing, catering, turism, wellness, etc.
Practic, acesta poate fi extrem de simplu, precum un contract de prestări servicii între client și antrenorul de fitness, dar și foarte complex, precum contractele de prestări servicii de marketing, unde piața și rezultatele sunt extrem de volatile.
Faza precontractuală
În general, atunci când oferim sau primim un anumit serviciu, se începe cu un prim draft de contract. Acesta este propus, de cele mai multe ori, de către Prestator, iar în baza lui se aduc modificări, dacă sunt solicitate, de către Beneficiar. Această fază, precontractuală sau de negociere, este foarte importantă, deoarece schițează nevoile și beneficiile ambelor părți și are rolul de a acoperi orice situație ar putea să apară, care să împiedice buna desfășurare a contractului. În această etapă, ambele părți, în baza serviciului care face obiectul contractului, trebuie să identifice toate posibilele situații care pot să apară, să deruleze scenariile lor și soluțiile pentru ele. Astfel ca la final, prin semnarea contractului, să se ofere siguranța protejării de eventualele conflicte ce pot apărea pe parcurs, salvând relația contractuală și evitând intentarea unei acțiuni în instanță.
Ce trebuie să apară într-un contract de prestări servicii
Un contract de prestări servicii este cea mai sigură și mai eficientă modalitate prin care poți evita incertitudinile atunci când primești sau oferi un serviciu. Pentru asta, trebuie să te asiguri că un astfel de contract acoperă cât mai explicit relația dintre cele două părți. Pe scurt, un contract de prestări servicii trebuie să cuprindă următoarele paragrafe:
- Numele părților: beneficiar și prestator;
- Obiectul contractului;
- Durata contractului;
- Remunerația și modalitatea de plată;
- Drepturile și obligațiile părților;
- Condițiile de încetare a contractului;
- Posibilitatea de reziliere;
- Confidențialitate și protecția datelor;
- Eventuale penalizări.
- Actele adiționale.
În funcție de specificul contractului de prestări servicii acesta ar mai putea conține:
- respectarea drepturilor de proprietate intelectuală ale terților;
- deplasarea la anumite locații;
- prezentarea de polițe de asigurare sau scrisori de garanție bancară;
- clauza de integralitate;
- clauza de impreviziune.
Părțile cele mai importante ale unui contract de prestări servicii
Obiectul contractului
Începutul contractului trebuie să definească în detaliu care este obiectul lui. Mai întâi se specifică exact cine este Prestatorul și cine este Beneficiarul, cu toate detaliile de identificare fiscală. Contractul trebuie să aibă număr, care este dat de Prestator și data la care acesta intră în vigoare. Obiectul contractului trebuie să cuprindă toate serviciile, calitatea și cantitatea acestora, frecvența, natura și condițiile în care vor fi prestate.
Beneficiarul trebuie să urmărească dacă obligațiile Prestatorului sunt conform așteptărilor sale, iar acesta din urmă trebuie să se asigure că ceea ce oferă este clar, astfel încât să nu existe loc de discuții cu privire la ceea ce își asumă prin serviciile prestate. De exemplu, un contract de prestări servicii de marketing este mult mai complex decât un contract de prestări servicii de catering. În cel de marketing nu este suficient ca Prestatorul să promită promovarea produselor Beneficiarului, trebuie să specifice exact pe ce platformă, pentru cât timp, în ce formă, etc. Prin urmare, este important ca un contract de prestări servicii să fie personalizat pe tipul de relație al celor două părți. Iar dacă serviciile oferite sunt foarte stufoase, pot fi detaliate într-un act adițional.
Prețul contractului
În cazul prețului care se stabilește într-un contract de prestări servicii, trebuie decis ce tip de remunerație se aplică, în funcție de tipul de serviciu și de acordul ambelor părți:
- prețul forfetar/global este definit de art. 1867 Cod civil ca fiind prețul global fix determinat de părți (ex: 5000 de lei pentru crearea unui site). În acest caz, prețul stabilit trebuie plătit de către beneficiar cu exactitate, neputându-se invoca faptul că lucrarea sau serviciul a necesitat mai puţină muncă ori a costat mai puţin decât s-a prevăzut. Pe de altă parte, prestatorul nu poate să solicite o creștere a prețului pentru faptul că lucrarea a devenit mai oneroasă sau necesită mai multă muncă sau mai mult timp;
- prețul estimat este definit de art. 1865 Cod civil și implică estimarea de către părți a prețului lucrărilor și al serviciilor stipulate. În acest caz, prestatorul trebuie să justifice orice creștere a prețului, iar beneficiarul este obligat să platească această creștere doar în măsura în care ea rezultă din lucrări sau servicii care nu puteau fi prevăzute de către prestator la momentul încheierii contractului;
- prețul stabilit în funcție de valoarea lucrărilor sau serviciilor este definit de art. 1866 Cod civil ca fiind prețul decis în funcție de lucrările executate, a serviciilor prestate sau a bunurilor furnizate. În acest caz, prestatorul va da socoteală, la cererea beneficiarului, despre stadiul serviciilor prestate și despre cheltuielile efectuate.
Desigur că prețul contractului poate fi o combinație între opțiunile de mai sus. Important este ca aspectele financiare să fie descrise în detaliu și cât mai clar, pentru a se evita discuții contradictorii, nemulțumiri sau neplăceri.
Termenele de plată și termenele de executare
Termenele de plată și termenele de executare reprezintă scheletul unui contract de prestări servicii, fără de care acesta nu poate sta în picioare și nu se poate derula neconflictual. Astfel, trebuie detaliate termenele de plată cât și executarea obligației de plată a prețului (lunar, trimestrial, anual). Este recomandat ca pentru fiecare etapă de realizare a serviciilor, înainte de facturare, să fie întocmit un raport de recepție a serviciilor sau un proces verbal de recepție, semnat de ambele părți, care să ateste execuția serviciilor. În cadrul unui control fiscal, astfel de documente pot fi solicitate.
Clauzele privind recepția lucrării
Pentru a se exercita dreptul la executarea obligației de plată, prestatorul trebuie să își fi executat obligațiile, tocmai de aceea în contractul de prestări servicii este necesar să se insereze o clauză privind recepția serviciilor prestate. În această clauză se specifică modul în care se efectuează recepția serviciilor, termenul termenul până la care beneficiarul trebuie să efectueze recepția precum și consecințele neefectuării recepției la termen. Astfel, prestatorul este obligat să notifice beneficiarul de finalizarea serviciilor și să ofere acestuia un termen rezonabil pentru verificarea acestora. Beneficiarul este,la rândul lui, obligat să verifice serviciile furnizate și să ofere feedback prestatorului, dacă este cazul. Dacă nu se întâmplă asta, atunci prestatorul poate considera că livrarea serviciilor este efectuată și poate pretinde plata prețului stabilit contractual.
Clauzele de încetare a contractului de prestări servicii
Contractul de prestări servicii încetează prin:
- Executare – ambele părți își execută obligațiile asumate în contract;
- Ajungerea la termen – se stabilește un termen până la care contractul să fie executat, iar în momentul în care se ajunge la termenul stipulat în contract acesta încetează;
- Prin acordul comun al părților – părțile convin de comun acord (de obicei print-un act adițional scris) să se oprească relațiile contractuale;
- Denunțarea unilaterală a contractului – această clauză garantează dreptul părții în favoarea căreia a fost stipulată clauza de a se retrage oricând din contract fără a-i putea fi antrenată răspunderea contractuală;
- Rezoluțiune sau reziliere – această clauză se aplică în cazul în care una dintre părți nu își execută obligațiile sau le execută într-un mod defectuos, cealaltă parte poate desființa contractul prin rezoluțiune (contractele cu executare uno ictu) sau reziliere (contractele cu executare succesivă);
- Decesul persoanei fizice sau încetarea activității persoanei juridice (prin faliment declarat în condițiile legii).
- Pactul comisoriu – este o clauză rezolutorie, prevăzută de art. 1553 Cod civil, prin care părțile stabilesc în prealabil care neexecutare contractuală poate să atragă încetarea contractului, fără a mai fi necesară intervenția instanței de judecată. Art. 1553 prevede la alin. (1) faptul că pactul comisoriu produce efecte dacă prevede, în mod expres, obligaţiile a căror neexecutare atrage rezoluţiunea sau rezilierea de drept a contractului. O astfel de clauză este recomandată în cazul unui contract de prestări servicii în construcții, astfel încât să ofere posibilitatea beneficiarului de a dizolva contractul, dacă prestatorul nu execută una dintre etape sau o execută defectuos, pentru a contracta un alt constructor.
Clauza penală
Potrivit art. 1538 Cod civil clauza penală este aceea prin care părţile stipulează că debitorul se obligă la o anumită prestaţie în cazul neexecutării obligaţiei principale. Mai precis, se detaliază suma de plată în cazul în care Prestatorul nu își execută obligațiile de livrare a serviciilor conform contractului, o sumă cu titlu de despăgubire. De asemenea, dacă serviciul este livrat de către Prestator și aprobat, iar Beneficiarul întârzie cu plata și depășește termenele de plată stabilite, pot fi implementate penalități pentru fiecare zi de întârziere, calculate prin raportare la valoarea serviciilor, de la data la care trebuiau finalizate și până la data la care sunt efectiv executate.
Actele adiționale
De cele mai multe ori, pe măsură ce un contract de prestări servicii se derulează, este nevoie de ajustări și modificări, atât privind obligațiile părților, tipului de serviciu sau prețului. Orice modificare a contractului se poate face prin act adițional ce are aceleași proprietăți ca și ale contractului, venind ca o continuare a acestuia. Actele adiționale se fac numai cu acordul ambelor părți.
Cum te ajută un contract de prestări servicii
Poate te întrebi de ce să îți bați capul cu atât de multe detalii în ceea ce privește un banal contract de prestări servicii. Avem răspunsul pentru tine:
Dacă ești prestator de servicii, un contract de prestări servicii te ajută să:
- fii sigur că serviciile pe care le oferi sunt clar explicate clientului;
- te asiguri nu numai că ești plătit dar și că vei fi plătit la timp, pentru serviciile prestate;
- îți protejezi proprietatea intelectuală asupra creațiilor tale;
- găsești soluții la potențiale conflicte ce pot apărea în derularea contractului, avându-le deja stipulate în contract.
Dacă ești beneficiar, un contract de prestări servicii te ajută să:
- fii sigur că serviciile pe care le plătești sunt prestate conform dorințelor tale;
- eviți facturare de servicii suplimentare, acestea fiind valabile doar în prezența unui act adițional;
- plătești prețul convenit pentru serviciile solicitate și nimic mai mult;
- primești serviciile contractate la termen;
- găsești soluții la potențiale conflicte ce pot apărea în derularea contractului, avându-le deja stipulate în contract.
Cine semnează un contract de prestări servicii
După ce contractul de prestări servicii este redactat și aprobat de ambele părți, ultima etapă a încheierii lui este semnarea documentului de către părțile implicate, fiecare primind un exemplar. Orice modificare adusă contractului se face prin act adițional, semnat și parafat de ambele părți, tot în dublu exemplar. Din 2016 actul de semnare a unui contract s-a simplificat, de când România a adoptat regulamentul eIDAS, cel care prevede efectul juridic al semnăturilor electronice. Astfel, cu ajutorul unor soluții de semnătură electronic avansată, precum esemnează.ro, semnatarii vor primi pe email un link către pagina de semnare care poate fi accesat cu orice motor de navigare. Semnarea documentelor se face online, fiind alternative facilă și rapidă pentru trimiterea prin curier pentru semnare și ștampilare sau pentru scanarea documentelor, după semnare și ștampilare.
Un contract de prestări servicii, iată, că este mai mult decât o formalitate, este o necesitate, nu numai pentru o bună desfășurare a serviciilor contractate, dar și pentru a asigura o relație eficientă între beneficiar și prestator, care aduce beneficii reciproce ambelor afaceri.
Accelerează obținerea semnăturilor de la clienți, parteneri de afaceri sau colaboratori. Trimite, semnează cu valoare juridică și administrează online contracte și alte documente.
