Există trei tipuri de semnătură electronică: simplă, avansată și calificată. Pe scurt: pentru contractele dintre firme, oferte, comenzi și NDA-uri ajunge semnătura simplă, mai ales când firmele au convenit în scris să o folosească. Contractul individual de muncă și actele lui adiționale cer semnătură avansată sau calificată. Depunerile online la Registrul Comerțului, declarațiile la ANAF și ofertele din SEAP cer semnătură calificată. Actele care trebuie încheiate la notar rămân la notar, indiferent de semnătură.
Mai jos ai tabelul complet, document cu document, cu baza legală pentru fiecare rând, plus ce semnează efectiv firmele care folosesc eSemneaza.ro, din sondajul pe care l-am făcut în noiembrie 2026.
Tipuri de semnătură electronică: ce înseamnă fiecare
Toate cele trei sunt definite de Regulamentul eIDAS (UE) nr. 910/2014, iar Legea nr. 214/2024 stabilește, pentru România, când fiecare produce aceleași efecte ca semnătura de mână. Regula de bază din art. 25 alin. (1) eIDAS: o semnătură nu poate fi refuzată ca probă doar pentru că este electronică sau pentru că nu este calificată.
- Semnătura electronică simplă este orice semnătură în format electronic: desenată pe ecran, tastată sau aplicată printr-un click după ce ai deschis linkul primit pe e-mail sau SMS. Pe o platformă serioasă, proba stă în jurnalul de audit și sigiliul documentului: cine a semnat, de pe ce dispozitiv, când și dovada că documentul nu a fost modificat ulterior.
- Semnătura electronică avansată trebuie să îndeplinească patru condiții din art. 26 eIDAS: este legată în mod unic de semnatar, permite identificarea lui, este creată cu date pe care semnatarul le controlează și este legată de document astfel încât orice modificare ulterioară se poate detecta. În practică, identificarea suplimentară se face, de exemplu, printr-un cod OTP primit pe telefon.
- Semnătura electronică calificată este o semnătură avansată creată cu un dispozitiv calificat și bazată pe un certificat calificat, emis de un prestator de încredere după verificarea identității. Conform art. 25 alin. (2) eIDAS, are de drept efectul juridic al semnăturii olografe, în toată Uniunea Europeană.
Când are semnătura simplă sau avansată aceeași valoare ca cea de mână
Aici e partea pe care o sar majoritatea ghidurilor. Legea 214/2024 nu spune doar „toate semnăturile sunt valabile”. Spune în ce condiții o semnătură simplă sau avansată are aceleași efecte ca semnătura olografă:
- Semnătura avansată este echivalentă cu cea de mână dacă certificatul a fost emis de o autoritate sau instituție publică din România ori de un prestator calificat de servicii de încredere, dacă este recunoscută de partea căreia i se opune ori dacă părțile au convenit asta printr-un acord scris separat.
- Semnătura simplă este echivalentă cu cea de mână dacă actul are o valoare mică (sub jumătate din salariul minim brut pe economie), dacă este recunoscută de partea căreia i se opune ori, între profesioniști, dacă au convenit asta printr-un acord scris separat.
- Ca mijloc de probă, orice semnătură electronică, inclusiv cea simplă, este admisibilă în instanță. Diferența o face cât de ușor dovedești cine a semnat. Detaliile sunt în ghidul despre semnătura electronică în instanță.
Ce înseamnă practic pentru o firmă: dacă lucrezi des cu aceiași parteneri, semnează o singură dată un acord-cadru (cu semnătură calificată sau de mână) prin care acceptați semnătura electronică pentru toate documentele viitoare. Din acel moment, contractele, comenzile și actele adiționale semnate electronic între voi au valoarea celor semnate pe hârtie.
Tabelul complet: tipuri de semnătură electronică pentru fiecare document
Tabelul de mai jos pune cap la cap cele trei tipuri de semnătură electronică cu documentele pe care o firmă le semnează cel mai des. Coloana „Semnătura minimă” arată nivelul de la care documentul își produce efectele fără discuții. Poți folosi oricând un nivel mai mare decât minimul.
| Document | Semnătura minimă | De ce |
|---|---|---|
| Contracte între firme, oferte, comenzi, NDA | Simplă (ideal cu acord-cadru între părți) | Legea 214/2024; art. 25 alin. (1) eIDAS |
| Contracte de prestări servicii cu persoane fizice | Simplă; avansată pentru valori mari | Proba identității semnatarului e mai solidă cu OTP |
| Procese-verbale de predare-primire, acorduri, confirmări | Simplă | Forma scrisă e cerută doar ca probă |
| Contracte de comodat și de închiriere între părți private | Simplă sau avansată | Forma scrisă servește ca probă; obligațiile fiscale (de ex. la ANAF) se îndeplinesc separat |
| Contract individual de muncă și acte adiționale | Avansată sau calificată | Codul muncii, modificat prin OUG 36/2021, aprobată prin Legea 208/2021 |
| Documente HR interne (decizii, notificări, fișa postului) | Electronică, avansată, calificată sau sigiliu electronic | Legea 208/2021, conform regulamentului intern sau contractului colectiv |
| Diplome, certificate, adeverințe emise de organizație | Sigiliu electronic al organizației | Art. 35 eIDAS: sigiliul garantează originea și integritatea documentului |
| Cereri și acte depuse online la ONRC (inclusiv hotărâri AGA) | Calificată | Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului |
| Declarații și cereri depuse la ANAF | Calificată (certificat digital calificat) | Procedurile ANAF de depunere electronică |
| Oferte și documente în SEAP/SICAP | Calificată | Legislația achizițiilor publice |
| Acte în formă autentică (vânzare de imobile, ipotecă, testament) | Notar | Forma autentică nu se înlocuiește prin semnătură electronică |
Tabelul cu tipuri de semnătură electronică este informativ și reflectă legislația în vigoare la data publicării. Pentru situații speciale, de exemplu un contract cu o autoritate publică sau un act cu formă impusă de o lege specială, verifică cu juristul tău.
Contractul de muncă semnat electronic în 2026
Din 1 ianuarie 2026, REGES Online a înlocuit complet Revisal, așa că tot mai multe firme își digitalizează și semnarea contractelor. Trei reguli contează:
- Tipul de semnătură: la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă, părțile pot folosi semnătura electronică avansată sau calificată. Semnătura simplă nu este suficientă pentru aceste acte.
- Același tip pentru ambele părți: ori ambele semnează olograf, ori ambele semnează electronic.
- Fără obligare: angajatorul nu îl poate obliga pe candidat sau pe angajat să semneze electronic. Costurile cu certificatele pentru angajați sunt deductibile fiscal.
Documentele de muncă semnate electronic se arhivează conform legislației privind arhivarea electronică, iar inspectorii de muncă trebuie să le accepte fără să ceară exemplare pe hârtie. Înregistrarea în REGES Online rămâne o obligație separată a angajatorului, indiferent cum a fost semnat contractul. Pașii concreți îi găsești în ghidul despre semnătura electronică în contractele de muncă.
Cea mai frecventă greșeală: Registrul Comerțului
Hotărârile AGA, actele constitutive sau declarațiile depuse online la ONRC cer semnătură electronică calificată, conform Legii nr. 265/2022. Un document semnat cu semnătură simplă sau avansată, oricât de bine documentat, va fi respins la depunerea online, pentru că sistemul ONRC verifică certificatul calificat al fiecărui semnatar.
Soluția practică: pregătești și negociezi documentul cum vrei, iar versiunea finală care merge la ONRC o semnează fiecare asociat sau administrator cu propriul certificat calificat. Dacă nu ai unul, vezi ghidul despre semnătura digitală pentru persoană juridică.
Ce semnează, de fapt, firmele care folosesc eSemneaza.ro
În noiembrie 2026 am întrebat clienții eSemneaza.ro cum folosesc platforma. Am primit 40 de răspunsuri valide, cu o notă medie de 4,9 din 5. Din răspunsuri reiese că semnătura electronică nu mai e de mult doar pentru „contractul cu clientul”. Cele mai frecvente utilizări:
- contracte cu clienții, semnate de pe telefon, fără întâlniri și fără curier;
- documente de resurse umane și contracte cu colaboratorii;
- contracte de comodat, de închiriere și acte adiționale de prelungire;
- documente din proiecte cu finanțare europeană, semnate de parteneri aflați în orașe diferite;
- contracte de brokeraj și documente de conformitate, unde un contract nesemnat devine o problemă la control;
- fluxuri automatizate prin API, legate direct de CRM sau de aplicația proprie.
„Ca fotograf, folosesc eSemneaza.ro de ceva timp pentru contractele cu clienții și mi-a ușurat enorm munca. Trimit contractul în 2 minute, clientul semnează de pe telefon, fără printat, scanat sau drumuri.”
Florin F., Administrator, Eventique
„Înainte de eSemneaza.ro, întâmpinam dificultăți majore în obținerea semnării tuturor contractelor în timp util. […] În numeroase situații, anumite contracte rămâneau nesemnate de una sau mai multe părți, ceea ce genera riscuri importante privind respectarea cerințelor de conformitate.”
Ciprian C., Broker în asigurări, Kunden Broker
„Simplu, intuitiv, foarte util. Un mare plus pentru stocarea documentelor și căutare. M-a ajutat să ajung la zi cu sarcini pur administrative pe care le neglijasem multă vreme.”
Mircea-Ioan C., Expert contabil, Acecont SRL
Toate recenziile publicate, cu acordul clienților, sunt pe pagina principală.
Ce tipuri de semnătură electronică acoperă eSemneaza.ro
Pentru transparență, iată ce tipuri de semnătură electronică primești pe fiecare plan eSemneaza.ro, comparat cu tabelul de mai sus:
- Semnătură electronică simplă, cu sigilare și certificat de audit: pe toate planurile, inclusiv cel gratuit. Acoperă contractele dintre firme, ofertele, comenzile, NDA-urile și majoritatea documentelor de zi cu zi.
- Semnare electronică avansată cu dublă autentificare, cu cod OTP prin SMS sau WhatsApp: pe planul Pro. Este nivelul potrivit pentru contractele de muncă și pentru documentele unde vrei o identificare mai solidă a semnatarului.
- Sigilarea certificatelor și diplomelor: pe toate planurile.
- Semnătura calificată nu este emisă de eSemneaza.ro. Pentru ONRC, ANAF și SEAP ai nevoie de un certificat calificat separat, de la un prestator de încredere.
Fluxul e același indiferent de document: încarci documentul (PDF pe toate planurile, Word sau Excel de la planul Business), plasezi câmpurile de semnătură pentru fiecare semnatar și trimiți linkul pe e-mail sau, de la planul Business, prin SMS. Semnatarii nu au nevoie de cont și nici de certificat instalat. La final, documentul sigilat și certificatul de audit rămân atașate cererii.
Certificatul de audit este proba pe care o folosești dacă cineva contestă vreodată semnătura: cine a semnat, când, de pe ce adresă IP și cu ce metodă de identificare. Dacă vrei să testezi pe un document real, planul gratuit include 5 documente pe lună, fără card.
Întrebări frecvente despre tipurile de semnătură electronică
Câte tipuri de semnătură electronică există?
Există trei tipuri de semnătură electronică: simplă, avansată și calificată, toate definite de Regulamentul eIDAS. Diferența dintre ele stă în cât de sigur este identificat semnatarul și în condițiile în care fiecare are aceeași valoare ca semnătura de mână.
Este legală semnătura electronică simplă în România?
Da. Toate tipurile de semnătură electronică produc efecte juridice și sunt admisibile ca probă (art. 25 eIDAS, Legea 214/2024). Semnătura simplă are aceeași valoare ca cea de mână pentru acte de valoare mică, atunci când este recunoscută de cealaltă parte sau, între profesioniști, atunci când au convenit asta printr-un acord scris separat.
Pot semna contractul de muncă cu semnătură electronică simplă?
Nu. Pentru încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă, legea admite semnătura electronică avansată sau calificată, cu condiția ca ambele părți să folosească același tip de semnătură.
Ce semnătură îmi trebuie pentru ONRC?
Pentru documentele depuse online la Registrul Comerțului este necesară semnătura electronică calificată, conform Legii nr. 265/2022. Fiecare semnatar folosește propriul certificat calificat.
Care este diferența dintre semnătura avansată și cea calificată?
Ambele identifică semnatarul și detectează modificările documentului. Semnătura calificată are în plus un certificat calificat emis după verificarea identității de un prestator de încredere, iar efectul ei de semnătură olografă este automat, în toată Uniunea Europeană.
Am nevoie de token pentru semnătura electronică?
Nu pentru semnătura simplă sau avansată pe o platformă online: semnatarul primește un link și, la nivelul avansat, un cod OTP. Semnătura calificată poate fi pe token sau la distanță, în cloud, în funcție de prestator. Detalii în ghidul despre semnătura electronică fără token.
