Semnătura electronică este modul în care îți exprimi acordul asupra unui document în format electronic, cu aceleași efecte juridice ca semnătura de mână. Legea recunoaște trei tipuri: simplă, avansată și calificată. Toate trei produc efecte juridice și pot fi folosite ca probă în instanță; diferă prin modul în care este identificat semnatarul și prin documentele pentru care legea cere un anumit nivel.
În ghidul acesta afli ce este fiecare tip, ce valoare are, care îți trebuie pentru contracte, documente de HR sau relația cu statul și cum o obții.
Ce este semnătura electronică
Din punct de vedere juridic, semnătura electronică este definită de Regulamentul european eIDAS (Regulamentul (UE) nr. 910/2014, art. 3 pct. 10): date în format electronic, atașate sau asociate logic altor date electronice, pe care semnatarul le folosește pentru a semna. Cu alte cuvinte, legea nu descrie o tehnologie anume, ci un act: exprimarea consimțământului.
De aceea, o semnătură desenată cu degetul pe ecran și aplicată pe un PDF este deja o semnătură electronică. Ce o face mai mult sau mai puțin puternică în fața unui judecător sunt dovezile care o însoțesc: cine a semnat, când, de pe ce dispozitiv și dacă documentul a mai fost modificat după semnare.
Semnătură electronică sau semnătură digitală?
Cei doi termeni se folosesc adesea ca sinonime, dar nu sunt. Semnătura electronică este noțiunea juridică de mai sus. Semnătura digitală este tehnologia criptografică (certificate, chei, funcții hash) prin care o semnătură electronică poate fi verificată și prin care documentul este protejat de modificări. Platformele serioase folosesc semnătura digitală „sub capotă” ca să producă semnături electronice cu forță probatorie. Diferența e explicată pe larg în articolul Semnătură digitală vs semnătură electronică.
Cele trei tipuri de semnătură electronică
| Simplă | Avansată | Calificată | |
|---|---|---|---|
| Ce este | Orice formă electronică de acord: nume tastat, semnătură desenată, imagine încărcată | Semnătură legată în mod unic de semnatar, care îl identifică și detectează orice modificare a documentului (eIDAS, art. 26) | Semnătură avansată creată cu un dispozitiv calificat și bazată pe un certificat calificat (eIDAS, art. 3 pct. 12) |
| Cum identifică semnatarul | Adresa de e-mail, adresa IP, jurnalul de audit | În plus, un cod unic (OTP) primit prin SMS sau WhatsApp | Verificarea identității la emiterea certificatului, cu act de identitate |
| Cine o emite | Platforme de semnare, de exemplu eSemneaza.ro | Platforme de semnare, de exemplu eSemneaza.ro (planul Pro) | Doar prestatori de servicii de încredere calificați, din lista de încredere |
| Cost tipic | Gratuit sau abonament lunar | Abonament lunar | Certificat anual, pe token sau în cloud |
| Pentru ce e suficientă | Majoritatea documentelor din mediul privat | Contractul individual de muncă, documente cu miză mai mare | Relația cu statul: ANAF, ONRC, SEAP, instanțe |
Semnătura electronică simplă. Este nivelul de bază și acoperă cea mai mare parte a documentelor dintre firme sau dintre o firmă și clienții ei: contracte comerciale, oferte, comenzi, acorduri de confidențialitate, procese-verbale, fișe SSM, declarații interne. Valoarea ei probatorie depinde de dovezile care o însoțesc. Pe eSemneaza.ro, documentul semnat este sigilat cu tehnologie PAdES, iar jurnalul de audit înregistrează fiecare pas al semnării.
Semnătura electronică avansată. Adaugă identificarea semnatarului: înainte de a semna, acesta confirmă un cod unic primit pe telefon. Codul Muncii (art. 16) cere cel puțin semnătura avansată pentru încheierea, modificarea sau încetarea contractului individual de muncă. Este potrivită și pentru orice document la care vrei să poți dovedi fără echivoc cine a semnat.
Semnătura electronică calificată. Este singura echivalată expres cu semnătura olografă (eIDAS, art. 25 alin. 2) și singura acceptată de platformele statului: Spațiul Privat Virtual ANAF, e-Factura, ONRC, SEAP, e-Dosar. Se obține de la un prestator calificat, după verificarea identității, și vine pe un token USB sau, tot mai des, într-un certificat găzduit în cloud. eSemneaza.ro nu emite semnătură calificată.
Ce valoare juridică are semnătura electronică
Două texte de lege contează.
Regulamentul eIDAS, aplicabil direct în toate statele Uniunii din 1 iulie 2016, prevede la art. 25 alin. 1 că unei semnături electronice nu i se poate refuza efectul juridic sau admisibilitatea ca probă doar pentru că este în format electronic sau nu este calificată.
Legea nr. 214/2024, în vigoare din 8 octombrie 2024, a înlocuit vechea Lege 455/2001 și confirmă principiul: toate tipurile de semnătură electronică produc efecte juridice și pot fi folosite ca mijloace de probă în fața instanțelor.
O nuanță pe care mulți o trec cu vederea: „are valoare juridică” nu înseamnă că orice semnătură este potrivită pentru orice act. Când forma scrisă este cerută doar ca probă, cum e cazul majorității contractelor comerciale, semnătura simplă sau avansată este suficientă. Când legea cere forma scrisă pentru validitatea actului sau forma autentică, este nevoie de semnătura calificată, respectiv de notar. Detalii în articolul despre valoarea legală a semnăturilor electronice în România și în cel despre semnătura electronică în instanță.
Ce semnătură îți trebuie, în funcție de document
| Documentul | Semnătura necesară | Observații |
|---|---|---|
| Contract comercial, ofertă, comandă, acord de confidențialitate | Simplă sau avansată | Forma scrisă e cerută ca probă, nu pentru validitate |
| Proces-verbal de predare-primire, adeziune, cerere, declarație internă | Simplă | |
| Fișe de instruire SSM | Simplă sau avansată | Permise electronic din 2022; vezi digitalizarea SSM |
| Contract individual de muncă, act adițional la CIM | Avansată sau calificată | Codul Muncii, art. 16; ambele părți folosesc același tip de semnătură |
| Contract de închiriere, comodat, prestări servicii între persoane fizice | Simplă sau avansată | Cu excepția actelor pentru care legea cere forma autentică |
| Declarații fiscale, e-Factura, SPV | Calificată | Cerință a platformelor ANAF |
| Înființare firmă, mențiuni la ONRC, licitații SEAP, e-Dosar | Calificată | |
| Acte pentru care legea cere forma autentică (de exemplu, vânzarea unui imobil) | Notar | Nicio semnătură electronică nu înlocuiește notarul |
Cum obții o semnătură electronică
Simplă sau avansată. Nu „obții” o semnătură, ci folosești o platformă care o creează la fiecare semnare. Pe eSemneaza.ro îți faci un cont gratuit, încarci documentul și semnezi, sau îl trimiți spre semnare altor persoane, care nu au nevoie de cont. Durează sub un minut. Pașii exacți sunt în ghidul cum semnezi electronic un PDF.
Calificată. Alegi un prestator din lista de încredere publicată de Autoritatea pentru Digitalizarea României, îți verifici identitatea (la sediu sau prin video), primești certificatul pe token sau în cloud și plătești un abonament anual. Pentru o firmă, prestatorul cere în plus certificatul de înregistrare și, dacă semnatarul nu e administratorul, o împuternicire.
Cele două nu se exclud. Multe firme au un certificat calificat pentru administrator, folosit la ANAF și ONRC, și o platformă de semnare pentru tot restul documentelor, unde contează viteza și faptul că partenerii pot semna fără să aibă ei înșiși un certificat.
Ce face o semnătură electronică greu de contestat
Valoarea unei semnături electronice simple sau avansate stă în dovezile care o însoțesc. Trei lucruri contează.
- Sigilarea documentului. Standardul PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) leagă criptografic semnătura de conținutul PDF-ului. Orice modificare ulterioară, chiar și o virgulă, invalidează sigiliul, iar Adobe Reader o semnalează. Certificatul folosit de eSemneaza.ro este recunoscut de Adobe prin programul AATL, deci semnătura apare ca validă fără configurări.
- Jurnalul de audit. Înregistrează cine a deschis documentul, de pe ce adresă IP și dispozitiv, când a semnat și cum s-a autentificat. În caz de litigiu, se depune alături de document.
- Identificarea semnatarului. La semnătura avansată, codul OTP confirmat pe telefonul semnatarului adaugă un al doilea factor de identificare.
O semnătură de mână poate fi imitată și e greu de datat. O semnătură electronică însoțită de aceste dovezi se verifică în câteva secunde.
Semnătura electronică pentru persoane fizice
Nu e un instrument doar pentru firme. Ca persoană fizică semnezi electronic, fără certificat, contractul de închiriere al apartamentului, polița de asigurare, o cerere către angajator, un contract de prestări servicii ca freelancer sau un formular de la facultate. Planul gratuit eSemneaza.ro include 5 documente pe lună și până la 3 semnatari pe document.
Pentru relația cu statul, de exemplu depunerea declarației unice în SPV, îți trebuie fie un certificat calificat, fie autentificarea prin celelalte metode acceptate de ANAF.
Întrebări frecvente
Nu, decât pentru semnătura calificată. Pentru documentele din mediul privat îți ajung o adresă de e-mail și acces la internet.
Nu. Primește un link securizat prin e-mail sau SMS și semnează direct din browser, de pe telefon sau laptop.
Da. Nici eIDAS, nici Legea 214/2024 nu permit respingerea ei doar pentru că e electronică. Se depune documentul semnat împreună cu jurnalul de audit.
Da, cu semnătură avansată sau calificată, dacă ambele părți sunt de acord și folosesc același tip de semnătură (Codul Muncii, art. 16).
Nu. Platformele statului cer semnătură calificată.
Îl deschizi în Adobe Acrobat sau Reader. Panoul de semnături arată dacă semnătura e validă și dacă documentul a fost modificat după semnare. Detalii în cum verifici că o semnătură electronică este autentică.
Simplă: gratuit pe planul Personal eSemneaza.ro, apoi 25 RON + TVA pe lună (Business) sau 50 RON + TVA pe lună (Pro, cu semnare avansată). Calificată: un abonament anual la un prestator calificat; prețul variază în funcție de furnizor și de suport (token sau cloud).
Da. Platforma îl transformă în PDF înainte de semnare.
Semnează primul document
Creează-ți contul gratuit pe eSemneaza.ro și semnează sau trimite spre semnare primul document în mai puțin de un minut.
