Ghidul utilizatorului

Pentru a trimite un document spre semnare:

1. Intră în contul tău și apasă „Cerere nouă”.
2. Încarcă documentul în format PDF (sau Word și Excel, pe Business și Pro), din calculator sau din Google Drive. Pe Business poți îmbina până la 3 documente într-unul singur, iar pe Pro poți trimite un plic de până la 10 documente.
3. Adaugă semnatarii — prin adresă de email sau număr de telefon (SMS, pe Business și Pro).
4. Plasează pe document câmpurile de semnătură și, dacă e nevoie, câmpuri de text (nume, dată, adresă) sau, pe Business și Pro, casete de bifare.
5. Alege tipul de semnare (simplă sau, pe planul Pro, avansată cu dublă autentificare) și apasă „Trimite”.

Fiecare semnatar primește un link securizat și poate semna imediat, de pe orice dispozitiv, fără să-și creeze cont.

Dacă ai primit un document la semnat:

1. Apasă pe linkul primit prin email sau SMS — acesta te duce direct la document, fără să ai nevoie de cont.
2. Plasează-ți semnătura în câmpurile indicate. O poți desena, scrie de la tastatură sau încărca ca imagine.
3. Completează informațiile cerute (dacă există câmpuri de text) și bifează unde e cazul.
4. Apasă „Semnează”. Dacă semnarea avansată e activată, vei primi un cod OTP prin SMS sau WhatsApp, pe care îl introduci pentru confirmare.

Documentul semnat se finalizează automat, iar tu primești un link securizat de unde îl descarci.

1. Deschide Contul meu.
2. La Semnătură implicită, apasă „Editează” și desenează, scrie sau încarcă semnătura.
3. Apasă „Salvează”. La următoarele semnări, semnătura se completează automat.

Tot din Contul meu alegi și modalitățile de semnare pe care le pot folosi semnatarii tăi: desen, imagine încărcată sau text.

Generatorul nostru de semnături îți permite să creezi o imagine a semnăturii tale, fie prin desenare, fie prin introducerea numelui și alegerea unui stil de scriere. O poți salva în contul tău pentru a o folosi la semnări viitoare. Accesează Generator semnătură.

Din pictograma de setări din dreptul fiecărui semnatar poți activa:

• Trimite doar copie — destinatarul primește doar o copie a documentului semnat, fără să semneze.
• Trimite prin SMS — linkul de semnare ajunge prin SMS, pentru semnatarii care nu au adresă de email.
• Doar link semnare — nu se trimite nicio notificare; după trimitere găsești linkul unic în detaliile cererii și îl poți transmite pe alte canale, de exemplu WhatsApp.
• Semnare avansată cu OTP — semnatarul se autentifică prin adresa de e-mail și un cod OTP primit prin SMS sau WhatsApp (planul Pro).
• Limba engleză — notificările și pagina de semnare apar în limba engleză.

Pe planul Pro poți trimite până la 10 documente separate într-o singură cerere de semnare, ca într-un plic: semnatarii le primesc împreună, iar fiecare document rămâne un PDF separat, semnat și sigilat. Pe planul Business poți, în schimb, îmbina până la 3 documente într-unul singur.

Activează „Semnează în ordine” când creezi cererea. Semnatarii primesc documentul pe rând, în ordinea în care i-ai adăugat: următorul este anunțat imediat ce precedentul a semnat.

Da. Activează „Semnez și eu”: ești adăugat în lista de semnatari și semnezi direct în aplicație, după trimitere.

Da. În cererea de semnare poți completa un subiect personalizat pentru e-mailul de notificare și un mesaj care se adaugă în e-mail. Dacă nu le completezi, se folosesc textele implicite.

Folosește secțiunea Pre-completare date din cererea de semnare: adaugi pe document informațiile pe care le știi deja (nume, date ale contractului, sume), iar semnatarii primesc documentul gata completat.

Dacă scrii anumite tag-uri în textul documentului, eSemneaza.ro creează automat câmpurile la încărcare, prin butonul „Extrage”. Tag-urile pot fi scrise cu font alb, ca să nu fie vizibile.

• {{s:1}} — semnătura primului semnatar, {{s:2}} — a celui de-al doilea și așa mai departe.
• Adaugă r pentru câmp obligatoriu ({{s:1}}r) și f pentru poziție blocată ({{s:1}}f); literele se pot combina: {{s:1}}rf.
• {{t:1____}} — câmp text; {{c:1}} — bifă; {{c:1:1}} — grup de bife (al doilea număr este grupul), iar {{c:1:1}}o — grup cu o singură opțiune selectabilă.
• Chiar și semnatarii pot fi extrași din document: {{r:1:e:email@exemplu.com}} sau {{r:1:p:0723123123}}.

Experiența de semnare este disponibilă și în limba engleză. Aceasta poate fi activată individual pentru fiecare semnatar, selectând opțiunea „Limba engleză” din meniul de configurare al semnatarului, în etapa de pregătire a cererii de semnare.

Valabilitatea link-urilor diferă în funcție de metoda de trimitere:

• Prin email: 30 de zile
• Prin SMS: 14 zile
• Link copiat: 14 zile

În Documente trimise vezi toate cererile, cu data trimiterii și starea fiecăreia: În curs sau Finalizată. Poți căuta după nume, filtra după perioadă și după etichete.

Din Documente trimise retrimiți notificarea către semnatarii care nu au semnat încă, cu un singur click.

1. Deschide Documente trimise.
2. Apasă „Descarcă” în dreptul unei cereri finalizate pentru PDF-ul semnat și sigilat.
3. Pentru certificatul de audit, deschide meniul Detalii (cele trei puncte): aici vezi semnatarii, data trimiterii și a finalizării, ID-ul cererii și butonul „Descarcă” din dreptul rubricii Certificat.

Când creezi o cerere, adaugă una sau mai multe etichete (de exemplu „HR”, „Clienți”, „Furnizori”). În Documente trimise filtrezi apoi cererile după etichetă.

În Rapoarte alegi o perioadă și vezi câte cereri au fost trimise, finalizate, în curs, respinse sau anulate, rata de finalizare, activitatea zilnică și timpul mediu până la finalizare. Datele se pot exporta în format CSV.

1. Deschide Template-uri și apasă „Template nou”.
2. Încarcă documentul, adaugă semnatarii și plasează câmpurile de semnătură, text sau bifă.
3. Salvează șablonul. Îl poți modifica oricând cu „Editează”.

Planul Business include 10 șabloane, iar planul Pro șabloane nelimitate.

În Template-uri, apasă „Folosește” în dreptul șablonului, completează datele semnatarilor și trimite. Câmpurile sunt deja plasate, așa că trimiterea durează câteva secunde.

Trimiterea în bulk (planul Pro) folosește un șablon pentru a trimite același document către mai mulți semnatari dintr-o singură operațiune: fiecare primește propria cerere. În Template-uri, apasă „Trimite bulk” și încarcă tabelul pre-completat cu datele semnatarilor, în loc să le introduci manual. Cererile trimise apar în secțiunea Trimiteri Bulk.

Pentru a adăuga unul sau mai mulți colegi în planul tău:

1. Cumpără scaunele suplimentare necesare — accesează Contul meu → Plan → Gestionează → Actualizează abonament, ajustează „Cantitatea” până la numărul total de licențe dorit și finalizează plata.
2. Invită colegii — după confirmarea plății, accesează Contul meu → Scaune → Adaugă și introdu adresa de email a fiecărui coleg.
3. Acceptarea invitației — persoanele invitate primesc o notificare pe email și trebuie să accepte invitația direct în aplicație, din Contul meu → Invitații.

Important: colegii trebuie să își creeze în prealabil un cont gratuit în aplicație.

Fiecare membru al echipei are nevoie de licență Pro proprie. Membrii unei echipe pot vizualiza toate cererile de semnare trimise și șabloanele create de acea echipă. Pentru a crea o echipă:

1. Asigură-te că ai achiziționat numărul de scaune necesare și că ai invitat colegii, iar aceștia au acceptat invitația.
2. Accesează Contul meu → Echipe → Creează echipă nouă, introdu un nume și selectează membrii din lista colegilor care au acceptat deja invitația.

Deschide secțiunea API din aplicație și apasă „Generează” la Chei API. Tot aici găsești documentația API și poți descărca schema API, utilă dacă lucrezi cu un asistent LLM.

În secțiunea API completezi URL Webhook și alegi evenimentele pentru care primești notificări: REQUEST_COMPLETED (cererea a fost finalizată), RECIPIENT_SIGNED (un semnatar a semnat) și RECIPIENT_REJECTED (un semnatar a refuzat). Poți adăuga și un header personalizat (nume și valoare) pentru autentificarea apelurilor.

În secțiunea API vezi creditele disponibile și consumul lunar. Planul Pro include primele 50 de cereri prin API; după aceea, cumperi credite din aplicație și poți activa reîncărcarea automată, ca integrarea să nu se oprească. Detalii despre costuri găsești pe pagina API semnătură electronică.