Ștampila este un instrument antic, fiind ”pecetea” sau ”sigiliul” pe care domnitori, faraoni, regi, sultani, împărați o foloseau pentru a oferi valabilitate documentelor, pe care le ”inscripționau” cu acest simbol important. În prezent, un act este valabil legal doar dacă este semnat. Acum toate firmele din România sunt identificate, conform Legii nr. 31/1990, prin denumire, număr de înregistrare în Registrul Comerțului și prin cod unic de inregistrare (CUI). Însă nu și prin ștampilă pentru firmă, care nu are nici vreo prevedere cu privire la forma ei, mărime sau culoarea tușului folosit. Excepție fac cazuri expres prevăzute de lege: pentru profesiile liberale – notari, avocați, medici și pentru instituții ale Statului.
O ștampilă pentru firmă nu este obligatorie
Începând cu 23 iulie 2015 a intrat în vigoare OG nr. 17/2015 privind reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare și modificarea și completarea unor acte normative care a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 540 din 20 iulie 2015. Această ordonanță prevede eliminarea obligativității folosirii ștampilei:
- pentru documentele depuse la instituțiile și autoritățile statului: „Persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat, precum și entitățile fără personalitate juridică nu au obligația de a aplica ștampila pe declarații, cereri sau orice alte documente depuse la instituțiile sau autoritățile publice”
- pentru documentele emise în relația dintre persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat și entitățile fără personalitate juridică. (inclusiv facturi)
Excepții
De la această regulă sunt și excepții, impuse de regulamentele Comisiei Europene în diferite domenii, în special în domeniul vamal. Acestea includ obligativitatea ca documentele societății, inclusiv factura „să poarte ștampila oficială a societății”. Asta deoarece sunt documente de intrare în țară a unor mărfuri chiar și din afara spațiului UE.
În septembrie 2023 s-a publicat în Monitorul Oficial Ordonanța de Urgență 70/2023 prin care se solicită impunerea ștampilei pe adeverințele eliberate de angajatori. S-a introdus Articolul 165.1 în Legea 263/2010 cu următorul conținut: „Adeverințele eliberate de angajatori sau de către deținătorii legali de arhive, precum și documentele necesare stabilirii și/sau recalculării drepturilor de pensie emise potrivit dispozițiilor legale în vigoare se certifică prin ștampilă și semnătură olografă a conducătorului entității sau a persoanei delegate în acest sens.”
De ce, totuși, firmele folosesc în continuare ștampila?
Ștampila este încă un element de personalizare și de siguranță pentru firme, mai ales în trimiterea de documente oficiale în exteriorul instituției respective. Pentru că ea nu se poate face fără actele doveditoare ale firmei și fără un act de identitate al reprezentantului acesteia, prezența ei pe documentele oficiale oferă un element de autentificare și de siguranță pentru părțile implicate în procesul legal. Spre deosebire de semnătură, care poate varia, în funcție de semnatar (diferit pe fiecare department), ștampila este aceeași și vine ca un sigiliu al companiei, care trebuie să însoțească fiecare semnătură. Desigur, aceasta este o decizie luată intern de către fiecare companie.
Practic ștampila este un element de siguranță, care reduce riscul de fraudă, pentru actele emise pe hârtie și, mai ales, pentru instituțiile statului sau pentru bănci. Prețul stampilei este neglijabil în comparație cu problemele care pot să apară în urma falsificării documentelor. precum semnarea acestora de către persoane neautorizate ale firmei sau care nu sunt angajații firmei, operațiuni bancare realizate de către persoane neautorizate, etc. Astfel, multe firme consideră că prin ștampilarea documentelor scade riscul unor probleme ce pot apărea ulterior.
Ștampilă pentru firmă: tipuri și opțiuni
O ștampilă pentru firmă cuprinde, de obicei, denumirea acesteia, împreună cu forma de organizare, de exemplu SC ESEMNEAZĂ SRL, localitatea, de exemplu București – România, și CUI-ul acesteia. Ștampila se poate face numai după ce se intră în posesia certificatului de înmatriculare a societății comerciale.
Pentru achiziționarea unei ștampile pentru firmă este nevoie de:
- Cartea de identitate a administratorului sau a persoanei delegate pentru această operațiune (copie + original)
- Certificatul de înmatriculare a societății comerciale (copie + original)
- Dacă se fac mai multe exemplare, recomandarea este să se numeroteze ca să nu existe suspiciuni privind ștampilele și semnăturile de pe diferite documente ale firmei.
Recomandarea este ca imediat după confecționare să se verifice cu atenție dacă ștampila are inscripționate datele corecte. Apoi să se înmâneze celor care o vor folosi cu proces-verbal. Prețul unei ștampile variază în functie de mărime și calitatea materialelor, în general între 35 și 100 de lei. Timpul de confecționare este destul de rapid. Prin comandă online, durează nu mai mult de 24 de ore. Prin deplasare la firmele specializate, poate să dureze și 10 minute. Ștampilele pot fi în varianta de birou sau pliabilă, de buzunar. Aceasta este mai puțin rezistentă și mai incomodă, deoarece este necesar ca, după fiecare ștampilare, amprenta să fie aplicată pe tușieră.
Majoritatea societăților comerciale din România preferă să folosească o ștampilă pentru firmă cu formă rotundă, cu un diametru de 3 centimetri. Este considerată suficient de mare pentru ca scrisul de pe ea să fie vizibil. Multe firme adaugă în acest înscris, pe lângă denumirea firmei, și CUI-ul acesteia.
„În cadrul societăților mari sunt confecționate și ștampile pe departamente (contabilitate, resurse umane, vânzări, etc.) pentru o mai bună monitorizare a actelor emise intern. Când societatea are mai multe ștampile, pentru o diferențiere, se folosesc diferite simboluri. Au o stea sau două stele, un asterisc sau două.”, precizează avocat Bogdan Timofti. De obicei, ștampila rotundă este folosită pentru documente externe, acte cu alte firme. Pentru documentele interne se folosește ștampila dreptunghiulară.
O ștampilă pentru firmă este valabilă atâta vreme cât datele de pe ea sunt conforme cu statutul legal al firmei. Ea trebuie schimbată numai dacă se produce schimbarea acestor elemente definitorii (forma ei juridică, sediul, etc.)
Ștampilă sau semnătură electronică?
Așa cum am precizat mai sus, documentele nu au nevoie de ștampilă, ci numai de semnătură. Ștampila este doar un element adăugit pentru siguranța autentificării lor. Și de această siguranță este nevoie atunci când se lucrează cu acte/documente fizice, pe hârtie. Însă, pentru că trăim în era tehnologiei, începând cu 1 iulie 2016, toate țările membre UE au adoptat regulamentul eIDAS. Acesta reglementează folosirea semnăturilor electronice, un fel de ștampilă digitală.
Semnătura electronică calificată
Semnătura electronică calificată este cel mai sigur element de autentificare pe documentele cu transmitere în mediul online. Documentele semnate cu semnătură electronică calificată, precum cele semnate cu aplicația eSemneaza.ro, au aceeași valoare legală pe care o au documentele pe hârtie semnate olograf. Sunt mai sigure decât cele pe hârtie semnate și ștampilate. Documentul semnat electronic cu semnătura electronică calificată este imposibil de falsificat. Dacă o semnătură olografă poate fi imitată, deci falsificată, cea electronică îți oferă siguranța semnatarului. Aceasta are valoare legală și verificată.
Mai mult, această metodă este mai sigură, mai rapidă, mai eficientă și aduce reduceri de costuri. Cele mai multe întârzieri în procesul decizional al companiilor sunt cauzate de semnarea pe hârtie a documentelor interne și externe în relația cu furnizorii, clienții, colaboratorii, cu autoritățile sau băncile, etc. Elementul material al acestor documente atrage costuri, chiar masive în companiile mari. Prin utilizarea semnăturii electronice calificate, timpul necesar semnării se poate reduce chiar cu 99%, iar costurile cu 40%. Spre deosebire de documentele fizice, care trebuie arhivate și ocupă mult spațiu, cele electronice sunt valabile numai în format electronic. Ele se păstrează în această formă, existând chiar legea 135/2007 pentru arhivarea electronică a documentelor.
Prin urmare, ștampila pentru firmă este necesară doar ca element de siguranță pentru documentele fizice emise de societățile comerciale. Semnătura electronică calificată devine cea mai facilă și mai sigură metodă de semnare a documentelor în relația cu alte firme. Este importantă mai ales în relația cu cu majoritatea instituțiilor statului, precum ANAF, CNAS, ONRC, SICAP, CSSP, CNVM și ITM.
Accelerează obținerea semnăturilor de la clienți, parteneri de afaceri sau colaboratori. Trimite, semnează cu valoare juridică și administrează online contracte și alte documente.
