Semnăturile electronice care demonstrează acceptarea unui acord de către semnatari, nu sunt noi. Semnătura electronică, ca metodă valabilă din punct de vedere juridic pentru semnarea documentelor, a fost adoptată pe scară largă în întreaga lume, încă de la începutul anilor 2000.
Peste un miliard de utilizatori din întreaga lume folosesc serviciile de semnătură electronică și se simt confortabil să semneze documente electronic. Primul lucru la care se gândesc cei care au în vedere semnături electronice pentru afacerea lor este dacă acestea sunt legale.
Răspunsul scurt este da, semnăturile electronice sunt legale. Dar la ce ajunge cu adevărat această întrebare este dacă o semnătură electronică poate să creeze un contract obligatoriu și executoriu. Și, din nou, răspunsul scurt este da. Semnăturile electronice sunt recunoscute și acceptate pe scară largă în întreaga lume industrializată și pot fi – atunci când sunt implementate cu aplicații dedicate precum eSemneaza.ro – mai sigure decât semnăturile tradiționale pe hârtie și, prin urmare, mai puțin susceptibile la falsificare.
Vom afla ce face din semnături electronice un liant legal între părți, care este cadrul legal din UE și România și ce este cu exactitate o semnătură electronică.
Când sunt admisibile semnăturile electronice din punct de vedere juridic?
În 2000, guvernul federal al SUA a fost primul care a adoptat legea privind semnăturile electronice în comerțul global și național (ESIGN), care, în tandem cu Legea privind tranzacțiile electronice uniforme (UETA), confirmă că semnăturile electronice constituie documente obligatorii din punct de vedere juridic dacă toate părțile aleg să semneze digital.
Semnăturile electronice acoperă întreaga gamă de tehnologii și soluții pentru a crea semnături electronice, de la simple imagini ale unei semnături atașate la un document electronic până la semnături bazate pe PKI. Pot fi utilizate o varietate de metode de captare, cum ar fi:
- Făcând clic pe „Sunt de acord” pe un site web
- Semnearea cu degetul pe un dispozitiv mobil
- Introducerea numelui sau a codului PIN într-un formular online
- Utilizarea unei soluții de semnătură electronică precum eSemneaza.ro
Sunt semnăturile electronice valabile în toate țările din UE?
Da, semnăturile electronice sunt valabile în toate țările din UE și li se acordă același statut juridic ca semnăturile de mână în conformitate cu legile statului. În alte țări – precum SUA și Canada și multe țări din Asia și Orientul Mijlociu – semnăturile electronice au aceeași greutate și eficiență juridică ca semnăturile de mână și documentele pe hârtie. Legile pot diferi de la țară la țară.
O semnătură electronică, precum cele generate de eSemneaza.ro, este de obicei tot ceea ce este necesar pentru a crea un document executoriu din punct de vedere legal. Pentru acele cazuri în care este necesară o autentificare mai amănunțită (de exemplu, anumite tranzacții în industrii reglementate), instrumente precum semnături electronice calificate pot fi utilizate pentru a semna digital un document. Acest lucru se aplică atât în SUA cât și în Uniunea Europeană, unde semnăturile digitale sunt la fel de frecvente.
Sunt semnăturile electronice executorii din punct de vedere legal?
Atunci când semnăturile electronice sunt combinate cu sigilarea împotriva falsificării, autentificare puternică, securitatea de clasă mondială și o pistă de audit, ele oferă dovezi mai puternice admisibile în instanță decât o simplă semnătură scrisă sau imaginea scanată a unei semnături pe un PDF.
În mod obișnuit, pentru semnăturile olografe, valabilitatea și atribuirea sunt stabilite prin compararea copiilor semnăturilor și prezentarea mărturiei de la experți în scris de mână sau martori care au fost prezenți la semnătură. Acest lucru nu numai că este costisitor și consumator de timp, dar este și mai puțin fiabil datorită elementului uman. Prin eliminarea erorii umane și automatizarea întregului proces de captare a datelor, pistele de audit facilitează stabilirea autenticității și soluționarea litigiilor legate de semnături în instanțele de stat.
Tyler Newby, partener la Fenwick & West LLP, face o treabă excelentă subliniind cât de valoroase sunt pistele de audit în autentificarea semnăturilor electronice în instanță, în articolul său, „Utilizarea semnăturilor electronice în instanță — Valoarea unei piste de audit”.
Pentru fiecare document, eSemneaza.ro generează și stochează automat un istoric complet, marcat de timp al fiecărei acțiuni de trimitere, vizualizare, imprimare, semnare sau refuzare. Informațiile despre semnatar, evenimentul de semnare și documentele sunt menținute de sistem într-o bază de date, care include:
- Un anumit ID de proces
- Identitatea expeditorului
- Identitatea semnatarului(lor) documentelor
- O reprezentare grafică a semnăturilor acestora
- Marcarea datei și orei când a fost trimis documentul, când a fost vizualizat și când a fost semnat
- Adresa IP la care a avut loc fiecare dintre acțiunile de mai sus
Alegerea unei soluții de semnătură digitală electronică care oferă o înregistrare electronică, cum este eSemneaza.ro, care poate servi ca o pistă de audit și ca o dovadă a tranzacției poate oferi dovezi justificative în cazul unei dispute. Pista de audit poate include istoricul acțiunilor legate de semnătură întreprinse cu documentul, cum ar fi detalii despre când a fost deschis, vizualizat și semnat. În funcție de furnizor și dacă semnatarul a fost de acord să permită accesul la locația sa, înregistrarea va arăta și geolocația unde a fost semnat. Dacă unul dintre semnatari își contestă semnătura sau dacă există întrebări despre tranzacție, această pistă de audit este disponibilă pentru toți participanții la tranzacție și poate rezolva astfel de obiecții.
Ce tipuri de documente pot fi semnate electronic?
Semnăturile electronice sunt aplicabile în general pentru toate documentele care implică tranzacțiile de afaceri și personale în țările industrializate din întreaga lume. Multe documente comerciale comune pot fi semnate electronic, inclusiv:
- Scrisori de ofertă, acte de angajare noi și actualizări ale politicii angajaților
- Acorduri de confidențialitate, declarații de muncă și contracte de vânzare
- Ordine de achiziție și acorduri generale de servicii
- Tranzacții imobiliare
- Hârtii de deschidere a contului
- Cereri de poliță de asigurare și daune
- Servicii pentru studenți
- Formulare medicale pentru pacient
- Orice alt document care nu necesită explicit o semnătura electronică calificată
Sunt semnăturile electronice legale în UE?
Uniunea Europeană a recunoscut importanța semnăturilor electronice și a implementat un cadru legal solid pentru a sprijini și reglementa utilizarea acestora. eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) este un regulament al Uniunii Europene care stabilește un cadru juridic pentru semnăturile electronice și serviciile de încredere, recunoașterea la nivel european a mijloacelor de identificare electronică și alte aspecte asociate. Adoptat în iulie 2014 și aplicabil din iulie 2016, regulamentul eIDAS înlocuiește Directiva 1999/93/EC și unifică dispozițiile legale privind semnăturile electronice și serviciile de încredere. eIDAS conferă validitate juridică semnăturilor electronice calificate în toată Uniunea Europeană, echivalându-le cu semnăturile olografe. Statele membre nu pot refuza validitatea unei semnături electronice pe motiv că aceasta este în formă electronică. Acest lucru promovează interoperabilitatea și încrederea în tranzacțiile electronice pe întreg teritoriul Uniunii Europene.
Cadrul legal al semnăturilor electronice din Uniunea Europeană, reglementat prin regulamentul eIDAS, oferă o bază solidă pentru utilizarea pe scară largă de semnături electronice și de identități electronice sigure și fiabile. Prin promovarea încrederii, facilitarea tranzacțiilor transfrontaliere, creșterea eficienței și protecția mediului, eIDAS reprezintă un pas esențial către o economie digitală unică și integrată la nivel european.
Adoptarea și implementarea de semnături electronice în conformitate cu eIDAS nu doar că asigură conformitatea legală, dar aduce și beneficii semnificative pentru companii, administrații și cetățeni, contribuind la o transformare digitală sigură și eficientă.
Accelerează obținerea semnăturilor de la clienți, parteneri de afaceri sau colaboratori. Trimite, semnează cu valoare juridică și administrează online contracte și alte documente.
