În epoca digitală, semnătura electronică a devenit o parte indispensabilă a multor procese comerciale și administrative. În acest articol, vom explora mai în detaliu semnătura electronică, acoperirea legală, tipurile de semnătură electronică, motivele pentru care companiile o adoptă și multe altele.
1. Acoperirea Legală
Documentele semnate cu semnătură electronică calificată au aceeași valoare legală ca documentele pe hârtie semnate manual. Acest aspect este reglementat de articolul 25 din Regulamentul eIDAS privind identificarea electronică și serviciile de încredere.
2. Ce tipuri de documente pot fi semnate electronic?
Practic orice document electronic, indiferent de formatul său (PDF, Word, Excel, PowerPoint), poate fi semnat electronic. Acest lucru include contracte, facturi fiscale, declarații fiscale, rapoarte, bilanțuri contabile și chiar fotografii digitale. Formatul de document cel mai des semnat electronic este PDF.
3. De ce companiile aleg semnătura calificată?
Companiile adoptă semnătura electronică calificată pentru că oferă echivalență cu semnătura olografă, este mai sigură, mai rapidă, mai eficientă și aduce economii semnificative de timp și bani. Semnarea documentelor pe hârtie poate duce la întârzieri semnificative în procesele de luare a deciziilor și la costuri legate de manipularea documentelor fizice.
4. Siguranța semnăturii electronice vs. semnătura olografă
Semnătura electronică calificată este mai sigură decât semnătura olografă din mai multe motive. În primul rând, documentul semnat electronic cu semnătura electronică calificată este imposibil de falsificat. Semnătura calificată identifică cu precizie persoana care a semnat și poate fi verificată. Pe de altă parte, semnătura olografă poate fi ușor imitată și astfel, falsificată.
5. Diferite tipuri de semnătură electronică
Există trei tipuri principale de semnături electronice:
Semnătura electronică: cu un nivel scăzut de încredere, poate fi reprezentată prin datele de contact din semnătura din e-mail sau semnătura biometrică realizată pe o tabletă.
Semnătura electronică avansată: oferă un nivel mediu de încredere și este utilizată pentru documente cu nivel mediu de risc.
Semnătura electronică calificată: oferă cel mai înalt nivel de încredere și este echivalentă cu semnătura olografă.
6. Verificarea documentelor semnate electronic
Documentele semnate electronic pot fi verificate utilizând aplicații specifice sau platforme precum Adobe Reader. Semnătura calificată apare ca validă și furnizează informații despre verificare.
7. Semnarea fiecărei pagini
Spre deosebire de semnătura pe hârtie, semnătura electronică calificată nu necesită semnarea fiecărei pagini a documentului. Tehnologia criptografică folosită permite detectarea oricăror modificări ale documentului, indiferent de pagina pe care se află semnătura.
8. Păstrarea documentelor semnate electronic
Documentele semnate electronic trebuie păstrate în format electronic, în conformitate cu legislația privind arhivarea electronică, deoarece hârtia obținută prin tipărire nu are valoare legală.
9. Utilizarea semnăturii electronice
Semnătura electronică este deja utilizată extensiv în relația cu instituții publice și în mediul privat. Aceasta a devenit un instrument esențial în procesele de transformare digitală, inclusiv în departamentele de resurse umane ale companiilor.
10. Recunoașterea în instanță
Semnătura electronică calificată are aceeași valoare legală ca semnătura olografă, și este acceptată în instanță conform Regulamentului 910/2014.
11. Semnarea contractelor de muncă
Contractele de muncă pot fi semnate electronic cu semnătura electronică calificată, având aceeași valoare legală ca cele semnate manual pe hârtie.
12. Versatilitate în semnare
Un singur certificat calificat permite semnarea oricărui tip de document, inclusiv contracte, facturi electronice și multe altele.
13. Pierderea dispozitivului de semnare
Pentru a semna electronic, este necesar un dispozitiv de semnare și codul PIN corespunzător. Acest lucru protejează semnătura electronică împotriva utilizării neautorizate.
14. Semnarea contractelor electronice
Certificatul digital calificat permite semnarea oricărui tip de contract electronic, oferindu-le aceeași valoare legală ca documentele semnate olograf.
15. Utilitatea mărcii temporale
Marca temporală calificată oferă o dovadă incontestabilă a existenței unui document într-o anumită formă la un anumit moment, utilă în situațiile în care acest lucru trebuie demonstrat.
Semnătura electronică a devenit un instrument esențial în era digitală, aducând eficiență, siguranță și economii considerabile. Cu recunoaștere legală, este folosită pe scară largă în diverse domenii, de la sectorul public la mediul privat și chiar în instanță.
