Mediile de lucru au suferit multe schimbări de formă în ultimii ani. Aranjamentele de angajare hibride și la distanță sunt considerate acum normalitate, după o schimbare de paradigmă indusă de pandemie. Multe organizații au apelat la semnătura electronică pentru a ruta și a semna documentele de la distanță. Cu toate acestea, unii pot încă ezita să treacă la semnături electronice sau să aibă întrebări despre modul în care funcționează acestea.
Împărtășim cele mai frecvente întrebări despre semnături electronice și răspunsurile noastre la acestea. Asta pentru a ajuta utilizatorii să înțeleagă mai bine o tehnologie care conduce la un proces contractual mai convenabil, durabil și eficient.
Cât de ușor este să semnez documente în cadrul companiei mele?
Răspunsul la această interogare depinde de o serie de factori interni, inclusiv de tehnologiile actuale existente și de cantitatea de muncă care este încă efectuată manual. Cei care folosesc procese tradiționale, cum ar fi imprimarea, trimiterea prin poștă sau curier, semnarea și scanarea copiilor pe hârtie, ar putea considera că procesul este inutil de plictisitor. Dacă se face colectarea manuală a semnăturilor în cadrul companiei tale este probabil ca procesul să fie mai dificil decât trebuie să fie.
Utilizarea unei soluții de semnături electronice poate ajuta la accelerarea și simplificarea procesului. Oferă în același timp angajaților vizibilitate asupra progresului unui document pe măsură ce acesta este semnat. De exemplu, semnarea unui contract va deveni extrem de simplă. Presupune încărcarea contractului în aplicație, semnarea lui electronică, apoi trimiterea unui link pentru semnare către cealaltă parte. Totul ar putea avea o durată de mai puțin de 15 minute și nu va implica niciun cost.
De ce compania mea ar trebui să folosească o aplicație de semnături electronice?
Beneficiile comune ale implementării semnăturii electronice includ securitate, productivitate și viteză sporite. Majoritatea persoanelor intervievate au raportat că au experimentat mai mult de un beneficiu semnificativ, inclusiv îmbunătățiri ale experienței utilizatorului, venituri crescute și impact asupra mediului. De fapt, 80% din documentele trimise folosind eSemnează sunt finalizate în mai puțin de 24 de ore.
Ce se întâmplă dacă clienții mei nu doresc să semneze electronic un document?
Din fericire, majoritatea clienților au avut deja experiențe pozitive cu semnăturile electronice. Liderii din retail, din domeniul bancar, imobiliar și alte industrii au deschis calea pentru experiențe digitale de încredere. Ei își ajută clienții să îmbrățișeze astfel de procese simple și eficiente. Prin urmare, confortul experienței de semnare sigur va învinge orice reticență.
Semnăturile electronice sunt mai sigure decât cele pe hârtie?
Da. Tehnologia este atât de robustă încât a fost acceptată pe scară largă în industriile cu cele mai riguroase standarde de securitate, inclusiv asistență medicală, finanțe și guverne. Semnăturile electronice sunt, de asemenea, semnificativ mai greu de falsificat decât semnăturile cu cerneală și hârtie. Asta deoarece creează automat o înregistrare electronică a activității care poate fi accesată dacă este necesar un audit.
Ce se întâmplă dacă o companie are regulamente stricte de securitate?
Dacă acesta este cazul, semnătura electronică ar fi cea mai potrivită. Platformele de semnături electronice, precum eSemneaza.ro, oferă instrumentele necesare pentru a personaliza fluxurile de lucru și pentru a gestiona conformitatea. Instrumentele de semnătură electronică sunt ușor de integrat și cu software-ul de management al conformității.
Sunt semnăturile electronice legale pentru acordurile pe care le semnez și le trimit?
Semnătura electronică a fost recunoscută legal în mai multe țări de zeci de ani. În S.U.A., Legea privind semnăturile electronice în comerțul global și național (ESIGN) și Legea privind tranzacțiile electronice uniforme (UETA) au făcut din semnăturile electronice o parte legală de rutină a acordurilor de afaceri de peste 20 de ani. Au fost adoptate legi similare în Regatul Unit și Uniunea Europeană. Astfel, de la 1 iulie 2016 toate statele membre UE au adoptat regulamentul eIDAS, un regulament privind efectul juridic al semnăturilor electronice. În acord cu legislația UE și implicit a României (Regulamentul 910/2014), prin intermediul eSemneaza.ro semnatarii vor primi pe email un link către pagina de semnare pe care îl pot accesa cu orice navigator (Chrome, Firefox, Safari, etc) pentru a semna online. eSemneaza.ro folosește standardul PAdES pentru semnături electronice avansate.
Îmi permit abonamentul la eSemnează?
Poate o mai bună întrebare este, dacă îți poți permite să renunți la această aplicație? Investiția în tehnologia de semnături electronice reduce rapid costurile și accelerează timpul până la obținerea veniturilor, mulți utilizatori raportând impact pozitiv asupra rezultatului final în mai puțin de doi ani. Descoperă aici tarifele eSemneaza.ro.
Pot instala aplicația de semnături electronice singur?
Da. Aplicația este online și se instalează ușor, prin crearea unui cont. Mai mult, semnatarii nu au nevoie să-și creeze cont pentru a semna documente. Aceștia vor primi un link la adresa lor de email care îi va duce direct la pagina la care pot semna documentul.
Am nevoie de un token?
Nu. Pentru a semna documente cu eSemneaza.ro semnatarii NU au nevoie de token sau de alte forme de certificat digital. Este nevoie doar de acces la internet și o adresă de email la care semnatarul să poată primi linkul securizat către documentul de semnat.
Cum îmi pot convinge managerii să integreze o aplicație de semnături electronice în companie?
Pentru început, împărtășește informațiile pe care le-ai aflat deja despre securitatea și legalitatea semnăturii electronice. Apoi, concentrează-te asupra modalităților prin care semnătura electronică poate înlocui pașii risipitori de timp din fluxul de lucru de semnătură existent. De exemplu, într-o companie cu 10 de agenți de vânzări, care au un flux de aproximativ 100 de contracte pe lună, ar însemna o economie de cel puțin 500 de euro numai pe serviciile de curierat. La care se mai adaugă și scurtarea timpului alocat pentru a trimite spre semnare și a primi înapoi documentele, care poate avea o durată de cel puțin 3 zile, la numai câteva zeci de minute. Astfel, o altă strategie utilă este de a împărtăși informații despre experiența pe care o au utilizatorii de semnătură electronică. Se estimează că semnăturile electronice sunt cu 45% mai rapide decât semnăturile cu cerneală și hârtie.
Accelerează obținerea semnăturilor de la clienți, parteneri de afaceri sau colaboratori. Trimite, semnează cu valoare juridică și administrează online contracte și alte documente.
