În era digitalizării accelerate pe care o traversăm la fel de accelerat, răspunsul la întrebarea ”Ce este semnătura electronică” este vital pentru a înțelege mai bine acest instrument esențial nu doar pentru companii, ci și pentru persoanele fizice. Conform unui studiu recent al Comisiei Europene, utilizarea semnăturii electronice a crescut cu peste 60% în ultimii 5 ani la nivelul Uniunii Europene, iar previziunile indică că doar în următorii 3 ani, aproximativ 75% dintre utilizatorii de internet din Europa o vor folosi în mod regulat.
Dar ce înseamnă de fapt semnătura electronică și care sunt beneficiile implementării ei, inclusiv pentru persoanele fizice? Să clarificăm:
Ce este semnătura electronică?
Semnătura electronică reprezintă un set de date electronice asociate unui document digital, care permit identificarea semnatarului și atestarea integrității documentului. În esență, aceasta înlocuiește semnătura olografă tradițională în mediul digital.
Potrivit Regulamentului european eIDAS, există trei tipuri principale de semnături electronice:
- Semnătura electronică standard – cea mai la îndemână, care folosește o metodă de autentificare a semnatarului, precum o parolă, un cod unic sau o semnătură digitalizată.
- Semnătura electronică cu tehnologie avansată – conține elemente suplimentare care asigură o identificare mai robustă a semnatarului și garantează integritatea documentului semnat. De exemplu, desi semnarea via eSemneaza.ro se face cu semnaturi electronice standard, acestea sunt existe cu elemente specifice semnăturilor avansate, cum ar fi folosirea standardului PAdES care asigură imposibilitatea modificării ulterioare a unui document.
- Semnătura electronică calificată – se bazează pe mai mulți factori de siguranță, necesită un sistem complex de identificare și activare și este recomandată în relația cu autoritățile sectorului public.
Spre deosebire de semnătura olografă tradițională, semnătura electronică implică utilizarea tehnologiei criptografice pentru a garanta autenticitatea, integritatea și, în unele cazuri, non-repudierea documentelor semnate.
De ce este esențială semnătura electronică?
Principalele beneficii ale adoptării semnăturii electronice includ:
Eficiență și reducerea costurilor
Conform unui studiu realizat de PricewaterhouseCoopers, companiile pot economisi până la 70% din costurile asociate proceselor de semnare a documentelor prin adoptarea semnăturii electronice. De asemenea, eliminarea necesității de a imprima, semna și posta documente fizice duce la o creștere semnificativă a eficienței și a productivității. Un exemplu relevant: o companie de asigurări din Statele Unite a raportat că a economisit peste 10 milioane de dolari anual după implementarea semnăturii electronice în procesele sale de emitere a polițelor.
Securitate sporită
Semnătura electronică asigură o mai mare siguranță a datelor, prin protecția împotriva modificărilor neautorizate și a fraudei. Conform unui raport al Institutului Ponemon, costurile medii ale unui incident de securitate pot ajunge până la 3,92 milioane de dolari – o amenințare căreia semnătura electronică îi poate face față cu succes. Studiile arată că organizațiile care utilizează semnătura electronică raportează o reducere cu peste 50% a cazurilor de fraudă documentară, comparativ cu cele care încă depind de semnătura olografă.
Conformitate legală
Semnătura electronică oferă valoare juridică ca și semnătura olografă, fiind recunoscută și acceptată în multe țări. De exemplu, în Uniunea Europeană, Regulamentul eIDAS aplicabil din 2016 a creat un cadru legal comun pentru semnătura electronică, asigurând recunoașterea și interoperabilitatea acesteia în întreaga UE. Potrivit unui studiu realizat de Comisia Europeană, 76% dintre companiile europene consideră că standardizarea și armonizarea legislativă la nivel european a îmbunătățit în mod semnificativ acceptarea semnăturii electronice.
Accesibilitate și mobilitate
Semnarea electronică permite realizarea tranzacțiilor și a formalităților de oriunde, fără a fi nevoie de prezența fizică. Acest lucru este deosebit de util în contextul actual, marcat de multe restricții de mobilitate generate de pandemia COVID-19. Conform unui sondaj Gartner, 74% dintre angajații companiilor au raportat o creștere a productivității ca urmare a adoptării semnăturii electronice în contextul muncii la distanță.
De ce ar trebui să adopte persoanele fizice semnătura electronică?
Deși uneori percepută ca fiind mai relevantă pentru companii, semnătura electronică poate aduce beneficii remarcabile și persoanelor fizice, în diverse situații din viața de zi cu zi:
- Contracte și documente personale – Semnătura electronică poate fi utilizată pentru a semna în mod securizat contracte de închiriere, credite, polițe de asigurare și alte documente personale. Acest lucru elimină necesitatea deplasării fizice și a imprimării documentelor. Conform unui studiu realizat de Adobe, 82% dintre consumatori preferă să semneze contractele în format digital, în comparație cu doar 18% care preferă varianta fizică.
- Declarații și formulare oficiale – Semnătura electronică facilitează semnarea declarațiilor de impozite, cererilor pentru pensii, alocații sau alte formulare oficiale direct de la domiciliu sau de pe dispozitivele mobile. Acest lucru reduce considerabil timpul și efortul necesare. Datele arată că, în Uniunea Europeană, peste 60% dintre cetățeni utilizează deja semnătura electronică pentru declarații și formalități oficiale.
- Tranzacții financiare – Semnătura electronică permite efectuarea în siguranță a plăților online, a transferurilor bancare, a contractelor de achiziție și a altor operațiuni financiere personale, eliminând riscurile asociate semnării manuale a documentelor. Conform unui studiu Visa, 63% dintre consumatori consideră că semnătura electronică este mai sigură decât semnătura olografă pentru tranzacțiile online.
- Documente medicale – Semnătura electronică poate fi utilizată pentru a semna în mod securizat rețete, bilete de trimitere, consimțăminte informate și alte documente medicale, îmbunătățind eficiența și accesibilitatea îngrijirii de sănătate. Un studiu realizat de Accenture a arătat că 75% dintre pacienți sunt deschiși la ideea de a utiliza semnătura electronică pentru documentele medicale.
Exemple practice de utilizare a semnăturii electronice de către persoane fizice:
- Maria, o tânără profesionistă, semnează în mod electronic contractul de închiriere al noului său apartament, fără a mai trebui să se deplaseze la agenția imobiliară.
- Ionuț, un student, utilizează semnătura electronică pentru a semna formularul de solicitare a bursei, evitând astfel deplasarea la secretariatul universității.
- Adriana, o mamă, semnează în format digital documentele medicale ale copilului ei, inclusiv consimțământul pentru o intervenție chirurgicală minoră.
- Vasile, un pensionar, utilizează semnătura electronică pentru a-și depune declarația de impozite și a solicita online rambursarea taxelor plătite în plus.
- Andreea, o antreprenoare, semnează contractele cu furnizorii și clienții direct de pe tableta sa, fără a mai imprima și posta documente.
Crearea semnăturii electronice
Pentru a putea utiliza semnătura electronică, utilizatorii individuali nu trebuie neapărat sa achiziționeze propria semnătură digitală pe baza unui certificat digital emis de o autoritate de certificare.
Semnătura electronică se obține cel mai simplu prin intermediul unui furnizor de semnături electronice necalificate, în concordanță cu standardele europene. De exemplu, eSemnează oferă posibilitatea de a semna cu semnătură electronică cu valoare legală și de a trimite la semnat documente: online, simplu, rapid, sigur și legal. Semnătura electronică folosită la semnarea documentelor via eSemneaza.ro, desi este o semnatura electronica standard, aceasta folosește standardul PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) pentru semnături electronice avansate.
Ce acte sunt necesare pentru semnătura electronică
Pentru a obține și utiliza o semnătură electronică standard, persoanele fizice nu au nevoie decât de o adresa de email si acces la internet.
