Negocierea unui contract este un proces obișnuit și esențial pentru aproape orice tip de afacere. Dar asta nu presupune că acest proces este și facil. Sondajele sociale au demonstrat că negocierea unui contract se clasează pe cel de-al doilea loc în topul celor mai frustrante acțiuni de management. Este o activitate văzută ca procesul cel mai puțin eficient și mai consumator de timp. Chiar și pentru manageri experimentați, negocierea unui contract este complicată. Uneori pare să fie o bătălie a voințelor. De aceea este foarte important să dezvolți abordarea corectă înainte ca negocierea propriu-zisă să înceapă.
Ce este negocierea unui contract
Negocierea unui contract este procesul prin care se ajunge la termeni și condiții agreabile între două sau mai multe părți implicate în oferirea de servicii într-un context de afaceri. Procesul implică discuții, oferte, contraoferte și ajustări până ce toate părțile sunt mulțumite de conținutul clauzelor întregului contract.
Scopul negocierii unui contract este de a minimiza potențialele dispute sau neînțelegeri pe măsură ce contractul se desfășoară în timp. Negocierea unui contract implică abilități de comunicare, colaborare, expertiză legală și capacitatea de a face compromisuri. Astfel încât totul să deservească interesul tuturor părților.
Cum se negociază un contract
Cea mai mare problemă în negocierea unui contract este faptul că majoritatea celor care intră în acest proces cred că scopul este de a învinge cealaltă parte, de a ”câștiga” negocierea. Dar nu este cazul, ci mai degrabă scopul este ca ambele părți să fie mulțumite. Unul dintre cele mai eficiente ghiduri de negociere este cartea ”Getting to Yes”, scrisă de Roger Fisher și William Ury. Publicată pentru prima oară în 1981, conține sfaturi care sunt la fel de actuale și de eficiente și în zilele noastre:
- Păstrează relații de afaceri sănătoase și pe termen lung
- Concentrează-te pe intereselor tuturor părților, nu pe poziții
- Stabilește opțiuni și alternative multiple
- Folosește măsurători obiective
Luând în considerare sfaturile celor doi teoreticieni, iată cum poți pune în practică o negociere de contract eficientă:
PASUL 1: Gândește pe termen lung
Chiar înainte de a începe negocierea unui contract, te poți pregăti pentru procesul acesta luând în considerare propriul sistem de gândire privind contractul în cauză. Conform lui Fisher și Ury, acest pas este ”separarea oamenilor de problemă”. Chiar dacă partea opusă are interese diferite, nu înseamnă că îți este inamic. Dacă vezi relațiile tale cu părțile cu care negociezi ca fiind adversative – adică dacă ești convins că nu poate fi decât un învingător – trebuie să te pregătești pentru o negociere ineficientă și obositoare. Negociatorii puternici sunt cei care știu cum să mențină relații de afaceri sănătoase și pe termen lung. Ei conștientizează că părțile negociatoare într-un contract sunt colaboratori alături de care rezolvă o problemă, nu inamici.
PASUL 2: Țintește spre o situație win-win
Spre exemplu, dacă OfficeNet negociază spre a vinde către LabBiz 400 de unități de echipament office cu discount de 10%, dar LabBiz vrea 18% discount, niciuna dintre părți nu va primi ce dorește. Mai ales dacă nu este dispusă să facă mici compromisuri. Dacă se angajează într-un război al voințelor, va duce la o ruptură totală.
În locul unei atitudini de ”învingătorul ia totul”, unde nevoile tale sunt întrunite numai cu riscul de a pierde relația de afaceri cu partea opusă, negociatorii de succes caută abordarea unei perspective win-win. Astfel, ambele părți au ceva de câștigat, chiar dacă nu obțin tot ce își doreau. Se asigură că ambele părți încheie afacerea cu sentimentul că au avut beneficii în urma contractului. Și că se va continua o relație de afaceri pe termen lung. ”Oamenii ascultă mai bine dacă simt că i-ai înțeles. Tind să creadă că cei care îi înțeleg sunt oameni inteligenți și empatici, ale căror opinii ar putea merita să fie ascultate. Așa că dacă vrei ca cealaltă parte să îți aprecieze interesele, începe prin a demonstra că tu le apreciezi pe ale lor.”, specifică Fisher și Ury.
PASUL 3: Găsește-ți scopurile fundamentale
”Ce vreau, mai exact?”. Conform lui Fisher și Ury, pentru a răspunde corect și eficient acestei întrebări, trebuie să fii cu mintea deschisă. Ei numesc această tehnică abilitatea de a ”te concentra pe interese, nu pe poziții”. Ce înseamnă asta în practică? Ne întoarcem la exemplul de mai sus și vedem că poziția lui OfficeNet este în conflict cu cea a cumpărătorului LabBiz, în ceea ce privește mărimea discountului. Dar dacă privim cu atenție, vedem că, de fapt, interesul lor este compatibil. Interesul OfficeNet este de a întâmpina nevoile clientului privind echipamente office. Interesul LabBiz este de a achiziționa suficiente piese de echipament office pentru a asigura activitatea operațională a companiei. În cartea lor, Fisher și Ury sugerează ca în loc să te concentrezi pe poziția ta în timpul negocierii unui contract (în acest caz 10% vs. 18% discount), este mai bine să începi prin a-ți exprima interesele.
”Dacă vrei să te asculte cineva și să îți înțeleagă raționamentul, oferă-le pe acestea mai întâi, și la final concluziile și propunerile.”, spun cei doi.
Această strategie îți va face ”oponentul” mult mai receptiv la versiunea ta de negociere. El trebuie să îți urmeze logica. În exemplul nostru, este o enigmă antică: vânzătorul vrea să îți maximizeze profitul și marja, iar cumpărătorul să minimizeze cheltuielile. Riscul de a te concentra prea mult pe poziții, decât pe interese, este de a pierde din vedere că alternativele îți pot satisface interesele. O minte deschisă ajută ambele părți să își atingă obiectivele. Căci, așa cum spun Ury și Fisher, ”cu cât mai multă atenție se oferă pozițiilor, cu atât mai puțină atenție se va acorda nevoilor fundamentale ale părților.”
Chiar din etapele timpurii ale negocierii, nu este prea devreme să te gândești la fluxul de lucru al contractului. Pentru ca fiecare persoană implicată în negocierea lui să aibă la îndemână toate informațiile. Problemele apar de multe ori din cauza lipsei de centralizare, a comunicării defectuoase și a rolurilor nedefinite ale părților. Acestea duc la o complexitate inutilă și crește riscul de erori.
PASUL 4: Generează opțiuni multiple
Acum este timpul să îți pui creativitatea la treabă și să dezvolți un plan. Sau, mai degrabă, planuri. Fisher și Ury spun că nu trebuie să te limitezi la o singură soluție. De aceea ei spun să generezi soluții, nu o soluție. Și în acest stadiu este necesară gândirea ”outside the box”. Dacă ai urmărit sfatul de mai sus, ai pregătit deja gândirea necesară și procesul multiplelor opțiuni. Acum ar trebui să fii deja pregătit pentru a le genera. Din fericire, ai un colaborator la îndemână: partea opusă, care, așa cum am precizat mai sus, este interesată de un contract reciproc benefic.
Colaborarea ta deschide posibilitatea de a genera variații viitoare și combinații de opțiuni pe care le-ai creat deja. Ia o parte din planul A, adaugă o parte din planul B și, ai și planul C, care combină cele mai bune părți din ambele planuri. Desigur, aceasta este o viziune optimistă. Dar în negociere, o vedere optimistă poate fi una dintre cele mai utile unelte pe care le poți avea.
Exemplu
Să presupunem că OfficeNet și LabBiz încep negocierea unui contract. OfficeNet sugerează, în baza scopurilor fundamentale stabilite, că va studia propunerea. Echipamentul pe care îl vând către LabBiz trebuie servisat și menținut de-a lungul timpului. Așa că propun un plan cu următoarele linii: OfficeNet va oferi un plan de service Gold la același cost cu un plan Sliver pentru doi ani. LabBiz agreează propunerea, dar dacă planul de service este oferit pentru trei ani.
Ca mai sus, deschiderea și originalitatea negocierii sunt indispensabile. ”Rațiunea împiedică imaginația”, spun Fisher și Ury. Ia în considerare idei noi pe baza meritelor lor și pe abilitatea lor de a genera acorduri cu beneficii reciproce. Nu ca prime impresii sau prin comparație cu poziții preconcepute. Pe măsură ce stabilesc opțiuni și alternative, negociatorii își doresc abilitatea de a urmări detalii deja stabilite ale pozițiilor, punctele de vedere și nevoile părții opuse prin tot procesul de negociere. Dacă faci asta prin fax, sau prin documente printate sau scanate, în timp ce discuțiile de negociere rămân blocate în emailuri, poate duce la erori de comunicare sau pierdere de informații.
Aici sunt folositoare programele de semnătură electronică. Acestea oferă unelte ce ușurează procesul de negociere pentru ambele părți, dar și pentru departamentele implicate, precum cel de vânzări sau cel legal. Poți să vezi mai ușor părțile negocierii care trebuie revizuite, comentariile, modificările și task-urile, oferind întregului proces transparență și rapiditate.
PASUL 5: Folosește măsurători obiective
Fisher și Ury sfătuiesc ca fiecare parte a negocierii unui contract să fie încadrată de o căutare reciprocă a unui criteriu obiectiv, pentru care ambele părți să demonstreze deschidere și bun simț. Pe măsură ce acest criteriu și standard este stabilit, un proces lung și complicat de negociere poate deveni obositor și ineficient. Este o corvoadă pentru profesioniștii implicați în alcătuirea contractului, care trebuie să îl refacă urmărind șirul nesfârșit de emailuri. Din fericire, programele de management pot face acest proces mult mai ușor, iar o aplicație de semnare online a documentelor cu semnătură electronică (avansată), precum esemneaza.ro, adaugă rapiditatea în a trimite documentele spre semnare, fără să mai fie nevoie de ștampile, curieri și copii printate.
Negocierea unui contract trebuie să fie reciproc avantajoasă, iar pașii de mai sus ușurează acest proces, diminuând stresul și aducând productivitate și un management eficient al timpului. O minte deschisă, bun simț și înțelegerea punctului de vedere al celeilalte părți vor oferi de la bun început un bun demers al negocierii. ”Provocarea nu este să eliminăm conflictul, ci să îl transformăm. Provocarea este în a schimba modul în care gestionăm diferențele dintre noi.”, subliniază Fisher și Ury.
Accelerează obținerea semnăturilor de la clienți, parteneri de afaceri sau colaboratori. Trimite, semnează cu valoare juridică și administrează online contracte și alte documente.
